Beneficiary Module är ett webbaserat verktyg som Europeiska kommissionen har utvecklat för att administrera och rapportera mobilitetsperioder och budgetanvändning för Erasmus+-programmets bidragsmottagare. Även mellan- och slutrapporteringen sker i huvudsak med hjälp av BM.
Inloggning i Beneficiary Module
Inloggning i Beneficiary Module sker via portalen Erasmus+ & European Solidarity Corps och förutsätter ett personligt EU Login-konto samt att användaren har registrerats i Beneficiary Module.
Projektets kontaktperson, den rättsliga företrädaren och OLS-kontaktpersonen, vars uppgifter finns i ansökan om europeisk eller global mobilitet, registreras automatiskt som användare av Beneficiary Module. Bidragsmottagaren kan inte själv redigera deras uppgifter och användarrättigheter. Dessa uppgifter kan uppdateras genom att göra en anmälan om ändring av kontaktpersonen för avtalet till det nationella programkontoret.
När det nationella programkontoret har överfört uppgifterna om avtalen om mobilitetsstöd till Beneficiary Module får projektets kontaktpersoner ett e-postmeddelande med rubriken Project Initiation. I meddelandet informeras de om att ett projekt för den nya avtalsperioden har skapats i Beneficiary Module för högskolan. Projektets kontaktpersoner är de första som kan logga in i projektet för den nya avtalsperioden i Beneficiary Module. Vid behov kan de också lägga andra användare i projektet. Det är särskilt viktigt att den e-postadress som anges för kontaktpersonen i ansökan om mobilitetsbidrag är densamma som används för EU Login. Annars går det inte att logga in i Beneficiary Module.
I EU Login används e-postadressen som användarnamn.
Hantering av mobilitetsperioder i Beneficiary Module
För varje avtalsperiod skapas ett nytt ”projekt” i Beneficiary Module när högskolan och det nationella programkontoret har undertecknat bidragsavtalet. Ett separat projekt skapas för varje insats (t.ex. europeisk och global mobilitet).
Högskolorna/konsortierna registrerar uppgifter om varje Erasmus+-mobilitetsperiod och flerformsintensivprogram i Beneficiary Module, bland annat vem som deltar, destination, mobilitetens längd, hur stort stipendium deltagaren får samt om mobiliteten genomförs som fysisk eller delvis virtuell (blended).
Mobiliteterna kan registreras antingen manuellt, en i taget, eller med överföringsfiler. Data Dictionary och mallar för överföringsfiler finns på Europeiska kommissionens portal under Support. Portalen kräver inloggning med EU Login.
Under avtalsperioden uppdateras budgeten i Beneficiary Module i takt med att högskolan/konsortiet beviljas tilläggsbidrag (tilläggsstipendier, inkluderingsstöd) eller när avtalet ändras. För att den använda budgeten för den pågående avtalsperioden ska vara aktuell i Beneficiary Module bör uppgifterna om mobilitetsperioderna uppdateras regelbundet under avtalsperioden, helst minst en gång i månaden.
Enskilda mobilitetsdeltagare, det vill säga studerande och personal, får automatiskt en responsrapport (Erasmus Participant Report/EU Survey) från Beneficiary Module, som de fyller i om sin egen mobilitetsperiod.