Beneficiary Module on Euroopan komission luoma verkkopohjainen työkalu, jonka avulla hallinnoidaan ja raportoidaan Erasmus+ -ohjelman edunsaajakohtaisia liikkuvuusjaksoja ja budjetin käyttöä. Myös väli- ja loppuraportointi tapahtuu pääosin BM:n avulla.
Kirjautuminen Beneficiary Moduleen
Beneficiary Moduleen kirjautuminen tapahtuu Erasmus+ & European Solidarity Corps -portaalin kautta ja edellyttää henkilökohtaista EU Login -tiliä sekä käyttäjän rekisteröintiä Beneficiary Moduleen.
Hankkeen yhteyshenkilö, laillinen edustaja ja OLS-yhteyshenkilö, joiden tiedot ovat eurooppalaisen tai globaalin liikkuvuuden hakemuksessa, ovat automaattisesti Beneficiary Modulen käyttäjiä. Heidän tietojaan ja käyttöoikeuksia edunsaaja ei pysty itse muokkaamaan. Näitä tietoja voi päivittää tekemällä sopimusyhteyshenkilön muutosilmoituksen kansalliselle toimistolle.
Kun kansallinen toimisto on vienyt liikkuvuustukisopimusten tiedot Beneficiary Moduleen, saavat hankkeen yhteyshenkilöt Project Initiation -sähköpostin, jossa kerrotaan, että korkeakoululle on luotu BM:een projekti uudelle sopimuskaudelle. Hankkeiden yhteyshenkilöt pääsevät ensimmäisenä kirjautumaan uudelle sopimuskaudelle avattuun projektiin Beneficiary Modulessa ja he voivat tarvittaessa lisätä hankkeelle muita käyttäjiä. On erityisen tärkeää, että liikkuvuustukihakemuksessa käytetty yhteyshenkilön sähköpostiosoite on sama kuin EU Login -tilissä, muutoin sisäänkirjautuminen Beneficiary Moduleen ei onnistu.
EU Login -tilissä käytetään sähköpostiosoitetta kirjautumistunnuksena.
Katso täältä ohjeet EU Login -tunnuksen luomiseen
Liikkuvuuksien hallinnointi Beneficiary Modulessa
Jokaiselle sopimuskaudelle avautuu uusi ”projekti” Beneficiary Moduleen, kun korkeakoulu ja kansallinen toimisto ovat allekirjoittaneet avustussopimuksen. Projekti avataan kaikille toiminnoille erikseen (esim. eurooppalainen ja globaali liikkuvuus).
Korkeakoulut/konsortiot syöttävät Beneficiary Moduleen jokaiseen Erasmus+ -liikkuvuusjaksoon ja monimuotoiseen intensiivikurssiin liittyvät tiedot, kuten kuka liikkuu, mihin kohteeseen, kuinka pitkäksi aikaa ja toteutuuko liikkuvuus fyysisenä vai osittain virtuaalisena (blended) ja minkä suuruisen apurahan liikkuja saa.
Liikkuvuudet voi tallentaa joko manuaalisesti yksitellen tai siirtotiedostoilla. Beneficiary Modulen data dictionary ja siirtotiedostomallit löytyvät komission portaalista kohdasta Support. Portaalin käyttö vaatii kirjautumisen EULogin-tunnuksella.
Sopimuskauden aikana Beneficiary Modulen budjetti päivittyy korkeakoululle / konsortiolle myönnettyjen lisäavustusten (lisäapurahat, osallisuustuki) ja sopimusmuutosten mukaan. Jotta Beneficiary Modulessa näkyy ajantasaisesti korkeakoulun / konsortion kuluvan sopimuskauden käytetty budjetti, on liikkuvuustietoja syytä päivittää Beneficiary Moduleen säännöllisesti sopimuskauden aikana, mieluiten vähintään kerran kuukaudessa.
Yksittäiset liikkujat eli opiskelijat ja henkilökunta saavat Beneficiary Modulesta automaattisesti palauteraportin (Erasmus Participant Report / EU Survey), jonka he täyttävät omaa liikkuvuusjaksoaan koskien.