Avtalsrelationen mellan det nationella programkontoret och högskolan/konsortiet

För mobilitetsverksamheten ingås ett bidragsavtal mellan det nationella programkontoret och högskolan/konsortiet när avtalsperioden inleds. Avtalet ska undertecknas senast tre månader efter att beslutet om beviljat bidrag har meddelats högskolan/konsortiet.

Bidraget kan endast användas för utbyten och verksamhet som ordnas under avtalsperioden.

Det nationella programkontoret upprättar en blankett för bankuppgifter för projekten. De bankuppgifter som anges i blanketten hämtas från blanketterna för bankuppgifter för avtal från tidigare avtalsperioder. Projektnumret används som referensuppgift. Om högskolans bankuppgifter har ändrats ska detta meddelas till det nationella programkontoret via blanketten för avtalsändringar.

Det nationella programkontoret skickar bidragsavtalet till högskolan för elektronisk underteckning via systemet Visma Sign. Avtalet skickas först per e-post till koordinatorn, som läser igenom det. Därefter skickar det nationella programkontoret avtalet till den lagliga företrädaren, som undertecknar det med nätbankskoder eller med mobilcertifikat.

När bidragsmottagaren har undertecknat avtalet elektroniskt, undertecknar det nationella programkontoret avtalet elektroniskt, returnerar det undertecknade avtalet till högskolan/konsortiet och betalar ut den första delen av det beviljade bidraget. Koordinatorn för mobilitetskonsortiet ingår i sin tur ett avtal med det nationella programkontoret för hela mobilitetskonsortiets räkning, men avtalet är bindande för samtliga medlemmar i konsortiet.

I bidragsavtalet avtalar man om beloppet för det beviljade mobilitetsbidraget, dess användningsändamål samt utbetalningen av bidraget till högskolan/konsortiet. Till avtalet bifogas bland annat modellavtal för olika utbytesfunktioner, som finns på det nationella programkontorets Erasmus+-webbplats. På det nationella programkontorets webbplats finns också allmänna avtalsvillkor för finansieringsavtalet som berör all verksamhet inom Erasmus+. Den här guiden innehåller också detaljerade regler och anvisningar för administration av mobilitetsbidrag och grunder för beviljande av enskilda stipendier.

Bilagorna till bidragsavtalet finns på det nationella programkontorets webbplats per avtalsperiod:

Det nationella programkontoret betalar ut den första delen av det totala bidraget till högskolan/konsortiet inom 30 dagar efter att båda parterna har undertecknat bidragsavtalet. Denna så kallade första förskottsbetalning uppgår till 80 procent av det totala bidragsbeloppet som anges i avtalet.

Om högskolan/konsortiet i sin mellanrapport visar att minst 70 procent av den första förfinansieringen har använts (56 procent av det totala beviljade bidraget), betalar det nationella programkontoret ut den så kallade andra förfinansieringen av mobilitetsbidraget till högskolan. Den andra förfinansieringen uppgår till högst 20 procent av det maximala bidragsbelopp som anges i avtalet. Om användningen av det beviljade bidraget är mindre än 56 procent av det totala bidragsbeloppet, minskas den andra förfinansieringen med skillnaden i euro mellan den första förfinansieringen och det använda bidraget. I samband med mellanrapporten ska högskolan begära utbetalning av den andra förfinansieringen. Den andra förfinansieringen kan begäras endast en gång.

Från och med avtalsperioden 2025 betalas endast en förfinansiering ut under avtalsperioden (80 procent av den beviljade budgeten). Eventuella tilläggsbidrag och andra förfinansieringar beaktas i slutbetalningen eller slutfakturan när avtalsperioden avslutas.

För projekt inom europeisk mobilitet är en mellanrapport obligatorisk. För projekt inom global mobilitet är en eller två mellanrapporter obligatoriska. Vid mellanrapporteringen ska högskolan se till att uppgifterna i Beneficiary Module är uppdaterade. Om högskolan/konsortiet i mellanrapporten har begärt utbetalning av den andra förfinansieringen får projektet efter mellanrapporteringen antingen:

• hela den andra förfinansieringen, om betalningsvillkoret (70 procent av den första förfinansieringen = 56 procent av det totala beviljade beloppet) har uppfyllts, eller
• en lägre andra förfinansiering, om betalningsvillkoret inte har uppfyllts. 

Om den andra förfinansieringen av bidraget är mindre än de 20 procent som återstår av det beviljade bidraget, betalas det återstående beloppet ut till bidragsmottagaren i samband med slutbetalningen efter att slutrapporten har lämnats in. På begäran kan projekten få den andra förfinansieringen efter antingen den första eller den andra mellanrapporten.

Om det av mellanrapporten framgår att högskolan/konsortiet inte kommer att använda hela det beviljade bidragsbeloppet under avtalsperioden, kan den andra förfinansieringen vara mindre eller utebli helt. Om antalet utbyten blir klart lägre än förväntat, kan det nationella programkontoret också återkräva en del av den redan utbetalda förfinansieringen. I sådana fall justeras mobilitetsbidragsavtalets slutliga belopp genom en avtalsändring så att det motsvarar den faktiska användningen av stödet.

Om det finns risk för att stipendier blir outnyttjade ska högskolan/konsortiet utan dröjsmål kontakta det nationella programkontoret, som försöker dela ut stödet till andra högskolor under avtalsperioden. Det nationella programkontoret kan återkräva outnyttjade bidrag från en högskola eller ett konsortium med en separat faktura antingen under avtalsperioden eller efter att slutrapporten har lämnats in.