Liikkuvuustoiminnoista solmitaan avustussopimus kansallisen toimiston ja korkeakoulun/konsortion välillä sopimuskauden alkaessa. Sopimus on allekirjoitettava viimeistään kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun myönteinen tukipäätös on tiedotettu korkeakoululle/konsortiolle.

Avustusta voi käyttää vain sopimuskauden aikana tapahtuviin vaihtoihin ja toimintoihin. 

Kansallinen toimisto laatii hankkeille pankkitietolomakkeen, jonka sisältämät pankkitiedot kansallinen toimisto saa edellisten sopimuskausien sopimusten pankkitietolomakkeista. Viitetietona käytetään hankkeen hankenumeroa. Mikäli korkeakoulun pankkitiedot ovat muuttuneet, tulee niistä ilmoittaa kansalliselle toimistolle sopimusmuutoslomakkeen kautta.

Kansallinen toimisto lähettää avustussopimuksen allekirjoitettavaksi sähköisesti Visma Sign -järjestelmillä korkeakoululle. Sopimus lähetetään ensin sähköpostitse koordinaattorille, joka lukee sopimuksen läpi. Kansallinen toimisto lähettää sopimuksen tämän jälkeen lailliselle edustajalle, joka allekirjoittaa sopimuksen pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella.

Sopimuksen edunsaajan sähköisen allekirjoituksen jälkeen kansallinen toimisto allekirjoittaa puolestaan sopimuksen sähköisesti, palauttaa allekirjoitetun sopimuksen korkeakoululle/konsortiolle ja maksaa ensimmäisen osan myönnetystä avustuksesta. Liikkuvuuskonsortion koordinaattori puolestaan solmii sopimuksen kansallisen toimiston kanssa koko liikkuvuuskonsortion puolesta, mutta sopimus sitoo kaikkia konsortion jäseniä.

Avustussopimuksessa sovitaan myönnettävän liikkuvuusavustuksen määrästä, käyttötarkoituksesta sekä avustuksen maksatuksesta korkeakoululle/konsortiolle. Sopimuksen liitteitä ovat mm. eri vaihtotoimintojen mallisopimukset, jotka löytyvät kansallisen toimiston Erasmus+ -verkkosivuilta. Myös kaikkia Erasmus+ -ohjelman toimintoja koskevat rahoitussopimuksen yleiset sopimusehdot löytyvät kansallisen toimiston sivuilta. Tämä opas sisältää myös yksityiskohtaisia sääntöjä ja ohjeita liikkuvuusavustuksen hallinnoimisesta ja yksittäisten apurahojen myöntämisperusteista.

Avustussopimuksen liitteet löytyvät sopimuskausittain kansallisen toimiston verkkosivuilta:

Takaisin ylös

Muutokset sopimukseen on tehtävä kirjallisesti muutosilmoituslomakkeella:

Jos hankkeen tiedot vaihtuvat ilman budjetin muuttumista, Opetushallitus ei laadi muutoksesta erillistä päätöstä, vaan merkitsee muutokset tiedoksi ja tallentaa muuttuneet tiedot ilmoitetun mukaisina järjestelmiin.

Jos hankkeen budjetti kasvaa tai muuttuu, koordinaattori täyttää muutosilmoituslomakkeen ja lähettää sen korkeakoulun lailliselle edustajalle allekirjoitettavaksi sähköisesti. Opetushallitus käsittelee muutosanomuksen ja lähettää siitä asianhallintajärjestelmän kautta sopimusmuutospäätöksen korkeakoululle.  

Opetushallitus laatii erillisen päätöksen sopimusmuutoksesta, mikäli korkeakoulun budjetti kasvaa myönnetyn lisäapurahan myötä. Tästä on kerrottu tarkemmin alempana kohdassa "lisäapurahat".

Sopimusyhteystietojen muutos

Opetushallitukseen tulee ilmoittaa muutosilmoituslomakkeella, jos hankkeen yhteyshenkilö tai laillinen edustaja vaihtuu, korkeakoulun/konsortion nimi muuttuu tai tili- tai laskutustietoihin tulee muutoksia. Samalla lomakkeella ilmoitetaan kaikki korkeakoulun/konsortion eurooppalaisen ja globaalin liikkuvuuden hankkeet, joita muutos koskee.

KA131-yhteyshenkilön muutoksista on ilmoitettava myös sähköpostitse Euroopan komission toimeenpanovirastolle (EACEA), joka pitää yllä tietokantaa Erasmus+ -peruskirjan saaneista korkeakouluista: EACEA-ECHE [at] ec.europa.eu.

Muut yhteyshenkilöitä ja laillista edustajaa koskevat muutokset sekä korkeakoulun nimen muutokset korkeakoulujen tulee tehdä itse URF-/ORS- järjestelmiin ja/tai Funding & Tenders -portaaliin. Korkeakoulun LEAR voi tehdä muutokset URF-järjestelmään. Opetushallitus tekee tarvittavat muutokset Beneficiary Moduleen.

Sopimusyhteyshenkilön/Erasmus-koordinaattorin vaihtuessa korkeakoulun tulee myös varmistaa, että uusi henkilö on jäsenenä mm. kansallisen toimiston EDUFI ErasmusPlus HigherEd -sähköpostilistalla. Tiedonkulun varmistamiseksi on suositeltavaa, että listan jäsenenä on useampi henkilö kustakin korkeakoulusta.

Takaisin ylös

Kansallinen toimisto maksaa korkeakoululle/konsortiolle ensimmäisen osan avustuksen kokonaismäärästä 30 päivän kuluessa siitä, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet avustussopimuksen. Tämä ns. ensimmäinen ennakkomaksu on suuruudeltaan 80 % sopimuksessa määritellystä avustuksen kokonaismäärästä.

Jos korkeakoulu/konsortio osoittaa väliraportissa käyttäneensä vähintään 70 % ensimmäisestä ennakkomaksusta (56 % koko myönnetystä avustussummasta), maksaa kansallinen toimisto korkeakoululle liikkuvuusavustuksen ns. toisen ennakkomaksun. Toinen ennakkomaksu on enintään 20 % sopimuksessa määritellystä avustuksen enimmäismäärästä. Mikäli myönnetyn avustuksen käyttö on pienempi kuin 56 % koko avustussummasta, toista ennakkomaksua pienennetään ensimmäisen ennakkomaksun ja käytetyn avustuksen euromääräisellä erotuksella. Korkeakoulun tulee väliraportin yhteydessä pyytää toista ennakkomaksun suorittamista. Toista ennakkomaksua voi pyytää vain kerran.

Sopimuskaudesta 2025 alkaen hankkeille maksetaan sopimuskauden aikana vain yksi ennakkomaksu (80 % myönnetystä budjetista). Hankkeen mahdolliset lisäavustukset ja muut ennakkomaksut huomioidaan sopimuskauden päättävässä loppumaksussa tai -laskussa.

Eurooppalaisessa liikkuvuudessa on hankkeilla yksi pakollinen väliraportointi. Globaalissa liikkuvuudessa on hankkeilla joko yksi tai kaksi pakollista väliraportointia. Väliraportoinnissa korkeakoulun tulee huolehtia, että Beneficiary Modulen tiedot ovat ajan tasalla. Mikäli korkeakoulu/konsortio on väliraportissa pyytänyt toisen ennakkomaksun suorittamista, väliraportin jälkeen hankkeet saavat

  • avustuksen koko toisen ennakkomaksun, mikäli maksuehto (70 % ensimmäisestä ennakkomaksusta = 56 % kokonaismyönnöstä) on täyttynyt, tai
  • pienemmän toisen ennakkomaksun, mikäli maksuehto ei ole täyttynyt. 

Mikäli avustuksen toinen ennakkomaksu on pienempi kuin jäljellä oleva 20 % myönnetystä avustuksesta, maksetaan loput edunsaajalle loppuraportin jälkeen loppumaksun yhteydessä. Hankkeet voivat pyynnöstään saada avustuksen toisen ennakkomaksun joko ensimmäisen tai toisen väliraportin jälkeen.

Mikäli väliraportista käy ilmi, ettei korkeakoulu/konsortio tule käyttämään koko sille myönnettyä avustussummaa sopimuskauden aikana, voi toinen ennakkomaksu olla pienempi tai sitä ei makseta ollenkaan. Mikäli vaihtomäärät jäävät selvästi arvioitua pienemmäksi, voi kansallinen toimisto myös periä takaisin osan jo maksetusta ennakkomaksusta. Tällöin liikkuvuusavustussopimuksen loppusumma korjataan sopimusmuutoksella vastaamaan tuen todellista käyttöä.

Takaisin ylös

Lisäapurahoja voivat hakea sellaiset korkeakoulut ja konsortiot, joille myönnetty liikkuvuusavustussumma ei riitä kaikkien toteutettavien vaihtojaksojen rahoittamiseen. Lisäapurahojen hakukierros järjestetään, koska halutaan varmistaa, että kaikkien korkeakoulujen Erasmus+ -avustus riittää apurahojen maksamiseen tilanteessa, jossa myönnettyä liikkuvuusavustusta on osittain leikattu myöntövaiheessa ja ohjelman uusien toimintojen ja kiinteiden lisäapurahojen aiheuttaman tuen tarpeen ennakoinnin vaikeuden vuoksi.

Koska liikkuvuusapurahasummat ovat kiinteitä, eivät korkeakoulut voi hakea lisäapurahoja liikkujien apurahojen korottamiseen. Sen sijaan korkeakoulut voivat hakea lisäapurahoja kattamaan maksetut kiinteät yksilöapurahan korotukset liikkujille, joilla on muita vähemmän mahdollisuuksia, sekä toteuttamaan suunniteltua enemmän liikkuvuuksia.

Opetushallitus laatii myönnetystä lisäapurahasta erillisen päätöksen sopimusmuutoksesta. Kuluvalla Erasmus+ -ohjelmakaudella ei enää laadita molemminpuolista sopimusta lisäapurahoista.

Eurooppalaisen liikkuvuuden lisäapurahat

Kansallinen toimisto varaa vuosittain erillisen ns. reservipotin korkeakouluille myönnettäviä eurooppalaisen liikkuvuuden lisäapurahoja varten. Lisäapurahojen tarkoitus on taata mahdollisuus lisäavustukseen niille korkeakouluille, joilla lähtijöiden määrä kasvaa kansallisen toimiston arviosta. Kansallinen toimisto voi myös kierrättää muilta palautuvaa avustusta.

Sopimuskaudesta 2025 alkaen eurooppalaisessa liikkuvuudessa järjestetään vain yksi lisäapurahanhakukierros väliraportin yhteydessä hankkeen alkamista seuraavan vuoden helmikuussa. Tällä lisäapurahan hakukierroksella on mahdollista hakea lisäavustusta liikkuvuuksiin  ja muutoksia monimuotoisten intensiivikurssien järjestämistukeen (BIP OS). Lisäapurahojen hausta ohjeistetaan erikseen vuosittain.

Globaalin liikkuvuuden lisäapurahat

Globaalissa liikkuvuudessa lisäapurahoja voidaan myöntää, mikäli alkuperäisellä hakukierroksella on jäänyt tukea myöntämättä, siirtämällä inkluusiotukipottia tai jos samassa tukikorissa toiselta korkeakoululta on jäämässä tukea käyttämättä. Tukea voidaan myöntää kumppanimaahan, jonka osalta korkeakoulu läpäisi laatuarvioinnin varsinaisella hakukierroksella ja jonka kanssa haetuista liikkuvuuksista ainakin osa hyväksyttiin ja niihin myönnettiin rahoitusta. Myönnetty tuki ei voi ylittää korkeakoulun alun perin koko hakemuksessa hakemaa tukisummaa. 

Globaalin liikkuvuuden lisäapurahoja haetaan väliraportointien yhteydessä ja tästä ohjeistetaan vuosittain erikseen.

Takaisin ylös

Mikäli apurahoja on jäämässä käyttämättä, korkeakoulun/konsortion tulee viipymättä ottaa yhteys kansalliseen toimistoon, joka pyrkii kierrättämään tuen muille korkeakouluille sopimuskauden aikana. Kansallinen toimisto voi periä korkeakoululta/konsortiolta käyttämättä jääneen avustuksen takaisin erillisellä laskulla joko sopimuskauden aikana tai loppuraportin palauttamisen jälkeen.

Takaisin ylös