Lyhytkestoisen liikkuvuushankkeen hallinnointi (KA122-VET)

Henkilöstön liikkuvuus on toteutettava ulkomailla EU:n jäsenvaltiossa tai ohjelmaan assosioituneessa kolmannessa maassa. Toiminnan on tapahduttava siinä maassa, johon vastaanottava organisaatio on laillisesti sijoittautunut. Kukin liikkuvuusjakso on toteutettava yhdessä ainoassa maassa. Liikkuvuus Valko-Venäjälle ja Venäjälle ei ole tukikelpoista.

Henkilöstön liikkuvuusjakson voi toteuttaa seuraavilla tavoilla:

• Työnvarjostus / Job shadowing -jakso (2-60 päivää + matkapäivät)

  Henkilöstön jäsen osallistuu liikkuvuusjaksolle vastaanottavassa organisaatiossa tavoitteena oppia uusia käytäntöjä ja kerätä uusia ideoita tarkkaillen, havainnoiden ja seuraten vertaisten/kollegoiden työskentelyä, hankkia taitoja ja osaamista ja/tai solmia pitkäkestoisia kumppanuuksia osallistuvan havainnoinnin kautta toisessa maassa.

  Työnvarjostus edellyttää, että jakson ajaksi nimetään vastaanottavasta organisaatiosta päämentori eli henkilö, jota osallistuja varjostaa liikkuvuusjakson ajan. Samaa mentoria voi samanaikaisesti varjostaa enintään kaksi osallistujaa.

• Opetus- ja koulutusjakso (2-365 päivää + matkapäivät)

  Liikkuvuusjaksolla henkilöstön jäsenen tehtävänä on opettaa ja/tai kouluttaa vastaanottavassa organisaatiossa toisessa maassa. Tarkoituksena on oppia opetus- ja koulutustehtävissä vertaisilta/kollegoilta vastaavissa tehtävissä.

• Kurssit ja koulutukset (2-10 päivää + matkapäivät)

  Tarkoituksena on kehittää henkilöstön ammatillista osaamista. Kursseilla tulee olla ennalta määrätty ohjelma ja oppimistavoitteet. Kurssille/koulutukseen tulee osallistua henkilöitä vähintään kahdesta eri maasta, ja sisällön tulee olla vuorovaikutteista ja osallistavaa. Kurssi voidaan toteuttaa eri muodoissa kuten luokkaopetuksena, työpajoina tai kenttäoppimisena. Tukea ei voi käyttää osallistumiseen ainoastaan luennoille, seminaareihin ja konferensseihin.

  Kursseille myönnetään tukea 80 €/päivä maksimissaan 10 päivältä, jonka jälkeen kurssia voi jatkaa omarahoituksella. Yksittäinen henkilöstön jäsen voi saada enintään 800 € kurssimaksuihin yhden hankkeen aikana. Kurssimaksun lisäksi osallistuja saa yksilö- ja matkatuen. Organisointituki on 100 €/hlö.

  Kurssien ja koulutuksen sisällön on oltava merkityksellistä henkilöstön ammatillisen osaamisen ja hankkeen tavoitteiden kannalta. Tuettuun toimintaan voi sisältyä esimerkiksi julkisten laitosten tai vapaaehtoisjärjestöjen järjestämiä kursseja ja koulutusta, eri maiden organisaatioiden välisen käytäntöjen vaihdon osana järjestettävää toimintaa sekä kaupallisia kursseja ja koulutusta. Kurssin valinnan tekee lähettävä organisaatio. Täysin passiivista toimintaa, kuten luentojen, puheiden tai massakonferenssien kuuntelemista ei tueta. Konferensseja ja vastaavia tapahtumia voidaan harkita rahoitettaviksi ainoastaan, jos osallistuvat käyttävät suurimman osan ajastaan koulutuksessa, työpajoissa tai käytännön harjoittelussa tai vaihtavat kokemuksia kollegojen kanssa tai osallistuvat muunlaiseen aktiiviseen oppimiseen. 

  Enintään kolme henkilöä samasta lähettävästä organisaatiosta voi saada rahoitusta samalle kurssille osallistumiseen yhdessä. Kukin henkilö voi osallistua vain yhdelle kurssille per hanke.

  Täydennyskoulutukseen myönnettävä avustus voi olla enintään 50 % hankkeelle myönnetystä kokonaisavustuksesta. Tästä poiketen hankkeissa, joihin myönnetyn avustuksen kokonaismäärä on enintään 40 000 euroa, kyseinen enimmäismäärä on 20 000 euroa.
  
  Hakijoiden on oltava tietoisia siitä, että kaikki kurssien järjestäjät ovat täysin riippumattomia Erasmus+ -ohjelmasta ja toimivat palveluntarjoajina vapailla markkinoilla. Näin ollen edunsaajaorganisaatio vastaa kurssien ja koulutuksen valinnasta. Valintaa ohjaa Erasmus+ -ohjelman laatustandardit. Tutustu laatustandardeihin osion lopussa.

• Tukihenkilö

  Henkilöstön edustaja voi osallistua liikkuvuuteen myös mukana seuraavana henkilönä (Accompanying Person eli tukihenkilö, henkilökohtainen avustaja, opettaja). Myös ammattitaitokilpailuihin osallistuvan opiskelijan/vastavalmistuneen valmentajalle voidaan myöntää apuraha tukihenkilökategoriassa. Tukihenkilön jakson minimipituus on 1 päivä perillä + matkapäivät. Apuraha (yksilötuki ja matkatuki) tukihenkilölle lasketaan saman suuruisena kuin henkilöstölle. Tukihenkilön liikkuvuuteen ei myönnetä organisointitukea.

Liikkuvuus on toteutettava ulkomailla EU:n jäsenvaltiossa tai ohjelmaan assosioituneessa kolmannessa maassa. Toiminnan on tapahduttava siinä maassa, johon vastaanottava organisaatio on laillisesti sijoittautunut. Kukin liikkuvuusjakso on toteutettava yhdessä ainoassa maassa.

Opiskelija tai vastavalmistunut voi osallistua liikkuvuuteen seuraavasti:

• Lyhytkestoinen liikkuvuusjakso (10–89 päivää + matkapäivät)

  Opiskelijoiden ja vastavalmistuneiden liikkuvuus voi olla opiskelua, harjoittelua tai työssäoppimista vastaanottavassa oppilaitoksessa tai yrityksessä. Jokaiselle opiskelijalle on laadittava henkilökohtainen oppimissuunnitelma. Jakson minimipituus on 10 kalenteripäivää perillä oloa + matkapäivät. Muita vähemmän mahdollisuuksia omaavien opiskelijoiden liikkuvuusjakson minimipituus voi olla 2 päivää + matkapäivät, jos se on perusteltua.

• Pitkäkestoinen liikkuvuusjakso – ErasmusPro (90–365 päivää + matkapäivät)

  Ammattiin opiskelevat opiskelijat ja vastavalmistuneet voivat osallistua pitkäkestoiseen liikkuvuuteen, joka voi olla harjoittelu, yhdistetty opiskelujakso tai työssäoppimisjakso oppilaitoksessa tai yrityksessä. Jokaiselle opiskelijalle on laadittava henkilökohtainen oppimissuunnitelma.

• Ammattiin opiskelevien ryhmäliikkuvuus (2–30 päivää + matkapäivät)

  Ryhmäliikkuvuuksia voi toteuttaa 1.6.2024 ja tämän jälkeen aloittaneissa hankkeissa.

  Ryhmäliikkuvuus linkittyy aina opiskeluun. Vastaanottavana organisaationa on kohdemaassa ammatillista koulutusta järjestävä oppilaitos, josta on osallistuttava myös ryhmä opiskelijoita liikkuvuusjaksolle. Liikkuvuusjakson ohjelma laaditaan aina yhdessä vastaanottavan maan ammatillisen oppilaitoksen kanssa.

  Ryhmäliikkuvuuteen lähetettävien opiskelijoiden on oltava kirjoilla tutkintoon johtavassa ammatillisessa peruskoulutuksessa (ammatti- ja erikoisammattitutkinnon opiskelijat eivät voi osallistua ryhmäliikkuvuuteen).

  • Suomesta lähetettävän ryhmän koko on vähintään kaksi opiskelijaa.
  • Ryhmän mukana on oltava lähettävän organisaation opettaja, kouluttaja tai muuta pätevää opetushenkilöstöä koko toiminnan ajan ohjaamassa oppimisprosessia. Tarvittaessa myös muut aikuiset (esim. muu henkilökunta, vanhemmat) voivat toimia tukihenkilöinä pedagogisessa vastuussa olevien tukihenkilöiden lisäksi.
  • Ryhmäliikkuvuuden suunnitteluun ja todentamiseen käytetään Europass Group Learning programme -dokumenttia. Näin ollen osallistujille ei tarvitse tehdä henkilökohtaista oppimissopimusta (Learning Agreement) ja apurahasopimusta.
  • Ryhmäliikkuvuuteen osallistuvan opiskelijan apuraha (yksilötuki ja matkatuki) lasketaan sopimuksen liitteen 3 mukaisesti. Organisointituki on 100 € / ryhmäliikkuvuuden osallistuja.
  • Tukihenkilön apuraha (yksilötuki ja matkatuki) lasketaan samansuuruisena kuin henkilöstölle sopimuksen liitteen 3 mukaisesti. Tukihenkilön liikkuvuuteen ei myönnetä organisointitukea.

Kielikoulujen kielikurssit tai muu kokonaan tai pääosin kaupallinen toiminta ei ole tukikelpoista. Ryhmäliikkuvuusjaksoa vastaanottavan ammatillisen koulutuksen järjestäjän luona voidaan täydentää suorittamalla työssäoppimisjakso jossakin yrityksessä. Ryhmäliikkuvuuden ohjelman osana opiskelijat voivat toteuttaa yhteisiä käyntejä luonto- ja kulttuurikohteissa, kansainvälisissä kilpailuissa tai vastaavissa, jos se on ryhmäliikkuvuuden ohjelman kannalta merkityksellistä. Tällaisen sisällön on kuitenkin aina oltava toissijaista pääasialliseen oppimiseen nähden, ja se on sisällytettävä ko. oppilaitosten yhteisesti laatimaan ohjelmaan. Lähettävät ja vastaanottavat organisaatiot ovat kaikissa tapauksissa vastuussa siitä, että lähettävässä ja vastaanottavassa maassa sovellettavia sääntöjä ja lakeja noudatetaan täysimääräisesti.

• Ammattitaitokilpailut (1–10 päivää + matkapäivät)

  Apuraha myönnetään ammattitaitokisoihin osallistuvalle kilpailevalle opiskelijalle tai vastavalmistuneelle.

  • Avustusta voidaan myöntää myös tukihenkilölle, joka tukee opiskelijaa/vastavalmistunutta kilpailujen aikana (esim. valmentaja). Mikäli kilpailija ei ole oikeutettu Erasmus+ -tukeen, myöskään tukihenkilön avustusta ei voida käyttää. Lähtökohtaisesti avustusta voi myöntää yhdelle tukihenkilölle per kilpailija.
  • Mikäli tukihenkilö on eri oppilaitoksesta kuin kilpailija ja tukihenkilön avustus halutaan maksaa eri oppilaitoksen Erasmus+ -hankkeesta, tulee tukihenkilön liikkuvuusjaksoa Beneficiary Module:ssa raportoitaessa kirjoittaa liikkuvuusjakson tietoihin tuettavan opiskelijan nimi ja oppilaitos ja kilpailijan liikkuvuusjaksoa Beneficiary Module:ssa raportoitaessa kirjoittaa liikkuvuusjakson tietoihin tukihenkilön nimi ja oppilaitos.

Ammattitaitokilpailut ovat alakohtaisia tapahtumia, joissa on keskeisessä osassa ammattiin opiskelevien kilpailu, jossa he esittelevät taitojaan. Tapahtumien tarkoituksena on tehdä tunnetuksi, tunnustaa ja vaihtaa kokemuksia, taitotietoa ja ammatillisen koulutuksen teknologisia innovaatioita. Ne järjestetään yritysten, ammatillisen koulutuksen järjestäjien, kauppakamarien sekä muiden ammatillisen koulutuksen houkuttelevuutta ja huippuosaamista parantamaan pyrkivien sidosryhmien tiiviinä yhteistyönä.

• Kutsutut asiantuntijat (2–60 päivää + matkapäivät)

  Organisaatiot voivat kutsua ulkomailta kouluttajia, opettajia tai muita asiantuntijoita, jotka voivat auttaa kehittämään opetusta, koulutusta ja oppimista vastaanottavassa organisaatiossa. Kutsutut asiantuntijat voivat esimerkiksi kouluttaa vastaanottavan organisaation henkilöstöä, demonstroida uusia opetusmenetelmiä tai auttaa siirtämään organisaatiota ja johtamista koskevia hyviä käytäntöjä. Myönnettävä tuki sisältää matka- ja yksilötuen sekä organisointituen (100 €/hlö). Yksilötuki maksetaan Suomen apurahakategoriassa (maaryhmä 1). 

• Opettaja- ja kouluttajaopiskelijoiden isännöinti (10–365 päivää + matkapäivät)

  Organisaatiot voivat isännöidä opettajankoulutuksessa olevia opiskelijoita, jotka haluavat suorittaa harjoittelun ulkomailla. Isäntäorganisaatio saa toiminnan käynnistämiseen organisointitukea (100 €/hlö). Lähettävä organisaatio maksaa osallistujalle matka- ja yksilötuen omalla Erasmus+ -rahoituksellaan. Jos lähettävä oppilaitos ei myönnä avustusta osallistujalle omalla Erasmus+ -rahoituksellaan, voi vastaanottava organisaatio saada avustusta osallistujan matka- ja yksilötukeen (vrt. kutsutut asiantuntijat).

  Opettaja- ja kouluttajaopiskelijoiden vastaanottamista koskevaan toimintoon voivat osallistua opettajankoulutusohjelmaan kirjoittautuneiden tai tällaisesta ohjelmasta (tai vastaavasta kouluttajien koulutusohjelmasta) toisessa EU:n jäsenvaltiossa tai ohjelmaan assosioituneessa kolmannessa maassa vastavalmistuneet osallistujat.

• Valmistelevat vierailut

  Organisaatiot voivat järjestää valmistelevan vierailun vastaanottavaan organisaatioon/oppilaitokseen ennen liikkuvuusjaksoa. Valmistelevia vierailuja voi järjestää vain, jos ne tähtäävät opiskelijoiden ja/tai henkilöstön tulevien liikkuvuusjaksojen suunnitteluun. Valmisteleva vierailu voidaan toteuttaa esimerkiksi heikommassa asemassa olevien opiskelijoiden valmistautumiseksi työssäoppimisjaksolle tai opiskelijan valmistautumiseen pitkäkestoiselle liikkuvuusjaksolle (ErasmusPro).

  Myönnettävä tuki on 680 €/hlö. Valmistavalle vierailulle voi osallistua maksimissaan 3 osallistujaa/vierailu. Vierailun kestoa ei ole määritelty. Kukin vastaanottava organisaatio voi järjestää enintään yhden valmistelevan vierailun. Valmistelevia vierailuja voi toteuttaa kaikkien muiden aktiviteettien paitsi kurssien valmisteluun.

Liikkuvuustoimintoja toteuttavien organisaatioiden on noudatettava Erasmus-laatuvaatimuksia. Vaatimusten tarkoituksena on varmistaa, että liikkuvuusjakson kokemukset ja oppimistulokset ovat mahdollisimman hyviä kaikille ja että kaikki ohjelmasta rahoitusta saavat organisaatiot edistävät osaltaan ohjelman tavoitteiden saavuttamista.

Opiskelijat ja vastavalmistuneet

• Kun ulkomaanjakso on työelämässä oppimista, joka ei perustu työsuhteeseen ja josta ei makseta palkkaa tai palkkiota, sovelletaan siihen koulutussopimusta (Training Agreement)
• Mikäli lain mukaiset oppisopimuskoulutuksen järjestämisedellytykset ulkomaanjakson aikana täyttyvät, sovelletaan siihen oppisopimusta (Apprenticeships)
• Kun ulkomaanjakso tapahtuu oppilaitoksessa, siitä sovitaan oppimissopimuksella (Learning Agreement). Linkki tähän dokumenttiin löytyy tämän sivun seuraavasta osiosta (Europassin liikkuvuustodistus --> Europass Mobility full template), jossa myös kerrotaan tarkemmin Europassin liikkuvuustodistuksesta kokonaisuutena. Oppimissopimus löytyy myös Beneficiary Modulesta.
• Ryhmäliikkuvuudessa (alkaen vuoden 2024 sopimukset) käytetään dokumenttia Learning programme for group mobility, joka löytyy Beneficiary Modulesta.

Kansallisesti on annettu yleiset ohjeet laissa ja koulutussopimukseen mallisisältö, joiden pohjalta koulutuksen järjestäjät toteuttavat oman dokumentaationsa käytössä olevien oppilastietojärjestelmiensä mukaisesti.

Jakson sisällöstä, tavoitteista ja (työ)tehtävistä sekä (työpaikka)ohjauksesta ja mahdollisista näytöistä sovitaan etukäteen ja ne päivitetään HOKSiin.

Koulutus- ja oppisopimuksen dokumenttien mallisisällöistä on saatavilla englanninkieliset käännökset OKM:n verkkosivuilla (ks. linkki osion alalaidassa). Oppilaitosjaksolla käytettävä Learning Agreement löytyy tämän sivun Europassin liikkuvuustodistus -osiosta. 

Henkilöstö ja tukihenkilöt

Myös henkilöstön jakson tavoitteista ja sisällöistä tulee sopia kirjallisesti ja laatia:

• Oppimissopimus (Learning Agreement)

Oppimissopimuksen laatiminen kaikille osallistujille on velvoite, joka määritellään liikkuvuuden laatustandardeissa. 

Oppimissopimusta ei tarvitse tehdä kursseille, valmisteleville vierailuille, kutsutuille asiantuntijoille eikä ammattitaitokisoihin osallistuville.

Jaksosta sopiminen

Aina ennen liikkuvuusjakson alkua osallistuja ja edunsaaja allekirjoittavat apurahasopimuksen (Grant Agreement with participants). Apurahasopimuksessa sovitaan esimerkiksi apurahaan maksuun, vakuutuksiin ja jakson kestoon ja kohteeseen liittyen. 

Edunsaaja voi maksaa apurahan osallistujalle kolmella eri tavalla:

1. Koko apurahan maksu osallistujalle
2. Luontoiskorvaus eli oppilaitos hankkii matkat ja majoituksen (+ mahd. kielivalmennuksen)
3. Edellä mainittujen yhdistelmä

Edunsaajan on varmistettava, että ulkomaille matkustavat osallistujat ovat vakuutettuja. Apurahasopimukseen on kirjattu pakolliset vakuutukset, jotka lähettävän organisaation tulee varmistaa: sairasvakuutus, vastuuvakuutus ja tapaturmavakuutus.

Jakson todentaminen

Kaikkien osallistujien liikkuvuusjaksot todennetaan vastaanottavan tahon antamalla todistuksella. Tarkista todistuksessa tarvittavat tiedot ja allekirjoitukset aina kunkin hankevuoden sopimuksen liitteestä 2. Lähettävän organisaation yhteyshenkilö huolehtii, että osallistumistodistuksen kopio tallennetaan hankkeen materiaaleihin.

Opiskelijoiden ja vastavalmistuneiden toteutuneet liikkuvuusjaksot todennetaan vastaanottavan tahon antamalla todistuksella, esimerkiksi Europassin liikkuvuustodistuksella tai vastaavalla. Todistuksen päivämäärien tulee vastata raportointijärjestelmään kirjattuja päivämääriä. Dokumentti (Europass Mobility certificate) on saatavilla myös Beneficiary Modulessa.

Opiskelijoiden ryhmäliikkuvuus (alkaen 2024) todennetaan ryhmän opinto-ohjelmalla (Europass Group Learning Programme), jossa kirjattuna ohjelman lisäksi aikataulu, käytetyt menetelmät, osallistujaluettelo (mukaan lukien tukihenkilöt), ryhmäliikkuvuuden alkamis- ja päättymispäivä sekä lähettävän ja vastaanottavan organisaation allekirjoitukset. Dokumentti (Learning programme for group mobility) on saatavilla Beneficiary Modulessa.

Henkilöstön ja tukihenkilöiden liikkuvuus todennetaan vastaanottavan organisaation allekirjoittamalla osallistumistodistuksella (Certificate of attendance). Osallistumistodistuksen tulee sisältää vähintään osallistujan nimi, oppimistulokset ja toiminnon alkamis- ja päättymispäivä. Tukihenkilön osallistumistodistus (Accompanying person certificate) on saatavilla Beneficiary Modulessa.

Kursseille osallistumisesta tarvitaan osallistumistodistus ja tosite kurssimaksun maksamisesta laskuna tai muuna kurssinjärjestäjän antamana ja allekirjoittamana ilmoituksena, jossa ilmoitetaan osallistujan nimi, kurssin nimi sekä kurssiin osallistumisen alkamis- ja päättymispäivä.

Valmistelevasta vierailusta todisteena tulee olla ohjelma, josta ilmenee vierailun tarkoitus, osallistujien nimet, vastaanottavan organisaation nimi sekä allekirjoitukset vierailevilta henkilöiltä ja vastaanottavalta organisaatiolta.

​

Erasmus-laatustandardien mukaisesti ohjelmasta tukea saavien organisaatioiden on edistettävä ekologisesti kestävää ja vastuullista toimintaa osallistujiensa keskuudessa ja lisättävä tietoisuutta liikkuvuustoimien ympäristöjalanjälkeä pienentävien tai korvaavien toimien merkityksestä.

Vihreä matkustaminen: matkustustapa, jossa matkaan tai osaan matkasta käytetään vähäpäästöisiä kulkuneuvoja, (kuten linja-auto, juna, yhteiskyyti autolla) tavoitteena minimoida jaksoon liittyviä päästöjä mm. lentoja vähentämällä. Osallistuja on oikeutettu vihreän matkustamisen tukeen, kun suurin osa matkustetusta matkasta tai vähintään toinen suunta meno-paluumatkasta on matkustettu vähäpäästöisesti.

Erasmus+ ohjelmassa vihreän matkustamisen tuki on korkeampi kuin tavanomainen matkatuki ja matkustamiseen voi käyttää maksimissaan kuusi (6) matkapäivää. Korotetun matkatuen lisäksi osallistujalle maksetaan yksilötuki jokaiselta toteutuneelta matkapäivältä:  

• kun koko matka toteutetaan vähäpäästöisesti, osallistuja on oikeutettu kahden (2) matkapäivän lisäksi neljään (4) lisämatkapäivään (2+4)
• kun suurin osa matkustetusta matkasta tai vähintään toinen suunta meno-paluumatkasta on matkustettu vähäpäästöisesti, avustus maksetaan toteutuneiden matkapäivien mukaan, kuitenkin enintään kuudelta (6) matkapäivää

Sopimuksen liitteen (LIITE III Rahoitus- ja sopimussäännöt s. 3) mukaan, kun käytetään vihreän matkustamisen tukia, osallistuja ja lähettävä organisaatio allekirjoittavat vakuuden, joka toimii tositteena. Hankkeen yhteyshenkilö säilyttää kopiot osallistujan matkalipuista sekä allekirjoitetun vakuuden todisteena vihreästä matkustamisesta. 

• Osallistujan vakuus vihreästä matkustustavasta: Osallistujan tulee säilyttää matkakuitit ja esittää ne tarvittaessa lähettävälle organisaatiolle vihreän matkustamisen todentamiseksi
• Organisaation tosite vihreän matkustamisen todentamiseksi: Organisaation tulee säilyttää allekirjoitettu vakuus (sähköinen kopio) mahdollista kansallisen toimiston tarkastusta varten

Raportointijärjestelmässä (Beneficiary Module:ssa) kysytään pääasiallisesti käytetty liikenneväline ja matkan pituus kilometreinä: Sending city-Receiving city / Real distance in km / Main means of transport (Sustainable Means of Transport).

Laivamatka voi olla osa vähäpäästöistä matkustamista, mutta se ei voi olla pääasiallisesti käytetty liikenneväline.

Kirjaa vähäpäästöisesti toteutetun matkan reitti ja pituus kilometreinä vakuus-lomakkeeseen.

Huom! Lähettävä organisaatio  voi lisätä lomakkeen omiin järjestelmiin ja tehdä siitä sähköisen eli vakuuden voi allekirjoittaa myös sähköisesti.

Poikkeukselliset kulut raportoidaan Beneficiary Module -järjestelmässä.

Korkeat matkakulut (Exceptional costs for expensive travel)

Matkakulut voi maksaa korotetun matkatuen kategoriasta, jos normaali matkatuki ei riitä ja matkatuki ei kata vähintään 70 % avustuskelpoisista kustannuksista. Kuluista korvataan 80 % tukikelpoisista kustannuksista. 

Korkeita matkakuluja voivat olla myös esimerkiksi myös kalliit tavarat tai laitteet, jotka liittyvät olennaisesti liikkuvuusjaksoon. Korkeiden matkakulujen osalta tulee pyydettäessä esittää kuitti/tosite/ote matkustusjärjestelmästä (matkalasku).

Esimerkki korkeiden matkakulujen laskennasta välimatkalle 500-1999 km, 309 €:

• Jaa välimatkan tavanomainen tukisumma 309 € 0,7:llä (309:0,7=441 €)
• Todellisten matkakulujen tulee siis olla vähintään 441 €, jotta ehto täyttyy
• Matkan todelliset kulut ovat yhteensä 650 € (sis. esim. lennot 450 €, bussi 50 €, juna kohdemaassa 150 €), jolloin korvattava osuus on maksimissaan 520 € (650 € * 80 %)

Viisumit, oleskeluluvat ja niihin liittyvät kustannukset (Exceptional costs for visa and other entry requirements)

Hyväksyttäviä kuluja ovat esimerkiksi: viisumit ja niihin liittyvät kustannukset, oleskeluluvat, rokotukset ja lääkärintodistukset. Korvaus on 100 % tukikelpoisista kuluista.

Poikkeuksellisten kulujen todentamista varten edunsaajan (oppilaitos/organisaatio) tulee säilyttää kuitit (kopiot) mahdollista kansallisen toimiston tarkistusta varten.

Force majeure eli ylivoimainen este on odottamaton tapahtuma, johon sopimusosapuolet eivät ole voineet vaikuttaa ja joka ei johdu sopimusosapuolten laiminlyönnistä. Lähettävän organisaation on varmistettava, että vakuutusturva kattaa kaikki liikkuvuustoimintoihin osallistuvat henkilöt.

Jos liikkuvuusjakso peruuntuu tai keskeytyy ylivoimaisen esteen takia, ole aina ensin yhteydessä lentoyhtiöön/vakuutusyhtiöön mahdollisista korvauspäätöksistä. Korvauspäätöksen jälkeen tee ilmoitus kansalliseen toimistoon alta löytyvällä lomakkeella.

Hankkeen päättyessä rahoituksen saanut organisaatio toimittaa loppuraportin toteutetuista toiminnoista ja saavutetuista tavoitteista. Hankkeen raportointi tehdään Beneficiary Modulessa, jota käytetään kaikkien toteutuneiden liikkuvuustoimien raportoimiseen koko ohjelmakauden ajan. Loppuraportti hankkeen toteutuksesta jätetään kansalliseen toimistoon 60 kalenteripäivän kuluessa hankkeen päättymispäivästä Beneficiary Modulessa.

Kansallinen toimisto voi järjestää hankkeelle tarkastuksia ja seurantakäyntejä seuratakseen hankkeen edistymistä ja tuloksia, ja varmistaakseen, että sovittuja laatustandardeja noudatetaan. 

Järjestämme koulutuksia hankkeiden hallintoon ja raportointiin liittyen. Ilmoitamme koulutuksista ja muista ajankohtaisista asioista hankkeiden koordinaattoreille. Linkki koulutusten tallenteisiin on saatavilla pyydettäessä kansallisesta toimistosta hankkeen yhteyshenkilöltä tai erasmus.ammatillinen(a)oph.fi.