Före beslutet fattas ska utbildningsanordnaren höra barnets vårdnadshavare eller en annan laglig företrädare för barnet (Förvaltningslag 34 §). Hörande enligt förvaltningslagen är en del av beslutsfattandet. Det är fråga om en rättighet för vårdnadshavaren, inte en skyldighet. Vårdnadshavarna har därmed också rätt att låta bli att utnyttja det tillfälle att bli hörd som reserverats för dem. Anordnaren ska sträva efter att vid behov på olika sätt nå vårdnadshavaren för att höra honom eller henne. Vårdnadshavaren underrättas om hörandet med ett vanligt brev, elektroniskt, via en kommunikationstjänst (tjänsten Suomi.fi-meddelande) eller i en kanal för uträttande av ärenden som används i kommunen. En skriftlig kallelse till hörandet ska skickas till parterna i god tid före hörandet. Det sätt på vilket man strävat efter att höra vårdnadshavaren ska kunna påvisas i efterhand vid behov.
Vårdnadshavarna bör känna till i vilket ärende de hörs samt tidsfristen för hörandet. Av den skriftliga kallelsen till hörandet ska det tydligt framgå att man överväger att fatta eller uppdatera ett beslut för barnet. Om en utredning har införskaffats för fattandet av beslutet, ska även denna tillhandahållas vårdnadshavarna i god tid före hörandet och vårdnadshavarna ska ges tillfälle att avge sin förklaring om utredningen.
Förvaltningslagen innehåller inte några bestämmelser om hur hörandet ska genomföras. I regel ges vårdnadshavaren möjlighet att lämna in en skriftlig förklaring. Vårdnadshavaren kan även ges möjlighet att ge sin förklaring muntligt. Anordnarna får själva närmare bestämma om förfarandena kring hörandet. Hörandet kan genomföras och beslutet beredas av en annan person än den som avgör ärendet och fattar det skriftliga förvaltningsbeslutet.
Vårdnadshavaren kan lämna sin förklaring om det föreslagna beslutet per post, e-post eller i en kanal för uträttande av ärenden som används av kommunen. Den skriftliga förklaringen fogas till handlingarna. Om hörandet genomförs muntligt ska den som ansvarar för genomförandet, exempelvis en speciallärare inom småbarnspedagogik, anteckna de synpunkter som barnet och vårdnadshavaren för fram under hörandet i enlighet med 42 § i förvaltningslagen. Enligt paragrafen ska uppgifter om muntligen framförda yrkanden och utredningar som kan inverka på avgörandet i ett ärende antecknas eller registreras på något annat sätt. Det muntliga hörandet kan genomföras som ett närtillfälle eller på distans.
Efter hörandet ska den som genomfört det lämna de synpunkter som antecknats elektroniskt eller på papper till beslutsfattaren för kännedom så att beslutsfattaren kan bedöma deras betydelse för avgörandet av ärendet. Förvaltningsbeslutet som fattas av tjänsteinnehavaren kan vara antingen positivt eller negativt. Förvaltningsbeslutet kan fattas även om vårdnadshavaren inte lämnar in en skriftlig förklaring eller kommer till hörandet eller om vårdnadshavaren uppger att hen inte vill bli hörd gällande beslutet.
Vårdnadshavaren kan vid hörandet motsätta sig det föreslagna beslutet. Det är viktigt att man strävar efter att föra samtal med vårdnadshavaren i syfte att uppnå samförstånd. Om ett enhälligt beslut inte kan fattas, fattas beslutet i enlighet med kommunens förvaltningsstadga. Att vårdnadshavaren motsätter sig beslutet utgör inte ett hinder för fattandet av beslutet.
Om vårdnadshavaren kräver ett beslut om barnspecifika stödåtgärder eller något annat ovan nämnt beslut enligt läropliktslagen eller lagen om grundläggande utbildning och anordnaren av förskoleundervisningen inte är av samma åsikt, ska ett negativt förvaltningsbeslut fattas om vårdnadshavaren yrkar på detta.
Om det rör sig om ett omhändertaget barn, ger den socialarbetare som ansvarar för barnets ärenden information om huruvida beslutanderätten innehas av barnets vårdnadshavare eller av det organ i välfärdsområdet som ansvarar för socialvården. Om barnet bor hos fosterföräldrar, kan kommunen i egenskap av beslutsfattare vid behov be fosterföräldrarna om en utredning av deras behörighet att sköta barnets ärenden. Om fosterföräldrarna inte har anvisats detta ansvar, ska barnets vårdnadshavare höras före beslutet om stöd fattas, för att de ska kunna framföra sin åsikt om det föreslagna beslutet. Förvaltningsbeslutet ska tillställas barnets vårdnadshavare, om inte något annat beslutats om behörigheten.