Opetuksen järjestäjän on kuultava lapsen huoltajaa tai muuta laillista edustajaa ennen päätöksen tekemistä (Hallintolaki 34 §). Yhteishuoltotilanteissa molemmille huoltajille tulee varata tilaisuus tulla kuulluksi. Hallintolain mukainen kuuleminen on osa päätöksentekoa, ja se on huoltajan oikeus, ei velvollisuus. Huoltajalla on siten oikeus jättää hänelle varattu tilaisuus kuulemiseen käyttämättä. Huoltajaa tulee pyrkiä tavoittelemaan kuultavaksi tarvittaessa eri tavoin. Kuulemisesta ilmoitetaan tavallisella kirjeellä, sähköisesti viestinvälityspalvelun kautta (Suomi.fi -viesti) tai kunnassa käytössä olevaa asiointikanavaa käyttäen. Kirjallinen kutsu kuulemiseen tulee toimittaa asianosaisille hyvissä ajoin ennen kuulemista. Tapa, jolla huoltaja on pyritty kuulemaan, pitää pystyä todentamaan tarvittaessa jälkikäteen.
Huoltajien tulee tietää, mistä asiasta heitä kuullaan, ja mikä on kuulemiselle varattu määräaika. Kirjallisessa kutsussa kuulemiseen tulee käydä ilmi, että lapselle harkitaan nimetyn päätöksen tekemistä tai päivittämistä. Mikäli päätöksen tekemiseksi on hankittu selvitys, myös se tulee toimittaa huoltajille hyvissä ajoin ennen kuulemista ja varata heille tilaisuus lausua siitä.
Hallintolaissa ei säädetä siitä, miten kuuleminen toteutetaan. Lähtökohtaisesti huoltajalle varataan mahdollisuus antaa selvityksensä kirjallisesti. Huoltajalle voidaan myös varata mahdollisuus antaa selvitys suullisesti. Järjestäjät voivat itse päättää tarkemmin kuulemiseen liittyvästä menettelystä. Kuulemisen voi toteuttaa ja päätöksen valmistella eri henkilö kuin se, joka asian ratkaisee ja tekee kirjallisen hallintopäätöksen.
Huoltaja voi toimittaa selvityksen esitettyyn päätökseen liittyen kirjeenä, sähköpostin välityksellä tai kunnan käyttämän asiointikanavan välityksellä. Kirjallinen selvitys liitetään osaksi asiakirjoja. Jos kuuleminen toteutetaan suullisesti, toteutuksesta vastaavan henkilön, kuten varhaiskasvatuksen erityisopettajan, on kirjattava lapsen ja huoltajan kuulemistilaisuudessa esille tuomat näkemykset hallintolain 42 §:n mukaisesti. Kyseisen säännöksen mukaan tiedot suullisesti esitetyistä vaatimuksista ja selvityksistä, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun, on kirjattava esimerkiksi muistioon tai rekisteröitävä muulla tavoin. Suullinen kuuleminen voidaan toteuttaa sekä lähi- että etätapaamisena.
Kuulemisen jälkeen kuulemisen toteuttajan on toimitettava sähköisesti tai paperilla kirjatut näkemykset päätöksentekijälle, jolloin tämä saa ne tietoonsa ja voi arvioida niiden merkityksen asiaa ratkaistessaan. Viranhaltija voi tehdä sekä myönteisen että kielteisen hallintopäätöksen. Hallintopäätös voidaan tehdä siitä huolimatta, että huoltaja ei anna kirjallista selvitystä, saavu ilmoitettuun kuulemistilaisuuteen tai ilmoittaa, ettei halua tulla kuulluksi päätöstä koskien.
Huoltaja saattaa kuulemisessa vastustaa esitettyä päätöstä. On tärkeää pyrkiä neuvottelemaan asiasta huoltajan kanssa niin, että päästäisiin yksimielisyyteen. Mikäli yksimielisyyttä päätöstä koskien ei synny, päätös tehdään kunnan hallintosäännön mukaisesti. Huoltajan vastustus ei estä päätöksen tekemistä.
Jos huoltaja vaatii lapsikohtaisia tukitoimia tai muuta edellä mainittua oppivelvollisuuslain tai perusopetuslain mukaista päätöstä ja esiopetuksen järjestäjä on tästä eri mieltä, on asiasta tehtävä, huoltajan niin vaatiessa, kielteinen hallintopäätös.
Mikäli lapsi on huostaanotettu, lapsen asioista vastaavalta sosiaalityöntekijältä saa tiedon, edustaako päätösvaltaa huostaanotetun lapsen asioista huoltaja vai hyvinvointialueen sosiaalihuollosta vastaava toimielin. Jos taas lapsi asuu kasvatusvanhempien kanssa, kunta voi päätöksentekijänä pyytää lapsen asioissa toimivilta kasvatusvanhemmilta tarvittaessa selvityksen heidän toimivaltuudestaan toimia lapsen asioissa. Jos kasvatusvanhemmille ei ole tätä vastuuta osoitettu, tulee tuesta päätettäessä kuulla lapsen huoltajat, jotta he voivat ilmaista näkemyksensä esitetystä päätöksestä. Hallintopäätös tulee osoittaa lapsen huoltajille, ellei toimivaltuuden osalta ole muuta päätetty.