För varje lärar- eller personalutbyte uppgörs i förväg ett mobilitetsutbyte (Mobility Agreement), som alla parter i utbytet ska godkänna. Parterna är den utsändande och den mottagande högskolan/organisationen samt deltagaren i utbytet. När den som ska delta i en mobilitetsperiod ansöker om stipendium, räcker det med ett utkast till arbetsplan som man kommit överens om med den mottagande parten. Planen ska dock bekräftas formellt före utbytet per brev eller e-post.
Det finns färdiga blankettmallar för mobilitetsavtalet, separata för lärar- respektive personalutbyten. I avtalet kommer man överens om utbytets tidpunkt och längd samt innehåll och mål. Det räcker med att parterna godkänner utbytesavtalet per e-post. Utöver utbytesavtalet utarbetar man alltid ett stipendieavtal för utbytet. Mer information om detta finns via länken nedan.
Som avslutning på utbytet ska den mottagande högskolan eller organisationen ge utbytesdeltagaren ett utbytesintyg (Certificate of Attendance) som skickas till den utsändande högskolan. I intyget ska åtminstone framgå utbytesdeltagarens namn, den mottagande organisationens namn, utbytets typ, utbytets tidpunkt och längd samt antalet undervisningstimmar som hållits (om det är fråga om ett lärarutbyte). Det finns ingen färdig blankett för intyget, utan det kan formuleras fritt.
Om en personalutbytesperiod omfattar besök hos flera högskolor/organisationer och utbytesperioden inte koordineras av någon enskild aktör i destinationslandet, ingås ett separat utbytesavtal med varje destination och man begär också ett separat utbytesintyg av varje besöksmål. Å andra sidan kan högskolan utarbeta utbytesavtalet och -intyget så att samma dokument godkänns av alla destinationsorganisationer. Endast en destination kan sparas i Beneficiary Module. Övriga destinationer ska anges i kommentarsfältet.