Kutakin opettaja- tai henkilökuntavaihtoa varten laaditaan etukäteen liikkuvuussopimus (Mobility Agreement), joka kaikkien vaihdon osapuolten tulee hyväksyä. Osapuolet ovat lähettävä ja vastaanottava korkeakoulu/organisaatio ja vaihtoon lähtijä. Kun liikkuvuusjaksolle lähtijä hakee apurahaa, työsuunnitelmaksi riittää vastaanottavan tahon kanssa sovittu luonnos. Suunnitelma tulee kuitenkin vahvistaa muodollisesti ennen vaihtoon lähtöä kirjeitse tai sähköpostitse.


Liikkuvuussopimusta varten on olemassa valmiit lomakepohjat, opettaja- ja henkilökuntavaihtoihin molempiin omansa. Sopimuksessa sovitaan vaihdon ajankohdasta ja kestosta sekä vaihdon sisällöstä ja tavoitteista. Riittää, että osapuolet hyväksyvät vaihtosopimuksen sähköpostitse. Vaihtosopimuksen lisäksi laaditaan aina vaihdon apurahasopimus, josta enemmän tietoa alla olevassa linkissä.

 

Vaihdon lopuksi vastaanottava korkeakoulu tai organisaatio antaa vaihdossa olleelle vaihtotodistuksen (Certificate of Attendance), joka toimitetaan lähettävälle korkeakoululle. Todistuksesta tulee ilmetä vähintään vaihdossa olleen henkilön nimi, vastaanottavan organisaation nimi, vaihdon tyyppi, vaihdon ajankohta ja kesto ja pidettyjen opetustuntien määrä (jos kyseessä on opettajavaihto). Sitä varten ei ole olemassa valmista lomaketta, vaan todistuksen muoto on vapaa.

Takaisin ylös

Jos henkilökuntavaihtojaksoon kuuluu vierailu useammassa korkeakoulussa/organisaatiossa, eikä vaihtojaksoa koordinoi mikään yksittäinen taho kohdemaassa, laaditaan jokaisen kohteen kanssa erillinen vaihtosopimus ja myös vaihtotodistus pyydetään jokaisesta kohteesta erikseen. Vaihtoehtoisesti korkeakoulu voi laatia vaihtosopimuksen ja  todistuksen niin, että sama dokumentti hyväksytään jokaisessa kohdeorganisaatiossa. Beneficiary Moduleen voi tallentaa vain yhden kohteen. Muut kohteet tulee mainita kommenttikentässä.

Takaisin ylös