Erasmus+ -määrärahan tulee olla omana eränään korkeakoulun tilillä siten, että maksuliikenne pystytään aukottomasti selvittämään mahdollisen tilintarkastuksen yhteydessä.

Korkeakoulun/konsortion kannattaa suunnitella huolellisesti myönnetyn avustuksen käyttö ja toimintojen väliset siirrot koko sopimuskauden ajalta, jotta kaikki varat tulisivat käytetyksi. Kansallinen toimisto joutuu palauttamaan käyttämättä jääneet varat komissiolle.

Korkeakoulun kannattaa seurata vaihtojen toteutumista lukuvuoden mittaan ja tarkistaa, onko tarpeen hakea lisäapurahoja, tai siirtää tukea toimintojen välillä. Erasmus+ -ohjelmassa ei ole mahdollista korottaa liikkuvuusapurahoja, vaikka tukea olisi jäämässä käyttämättä, joten tuen käytön suunnittelu ja seuranta on tärkeää.

Erasmus+ -liikkuvuusapurahat perustuvat kiinteisiin yksikköhintoihin, eikä apurahan suuruus riipu siitä, mitkä ovat vaihdon todelliset kustannukset (poikkeuksena osallisuustuki ja poikkeukselliset kulut, kuten korkeiden matkakulujen korvaus). Tämä voi aiheuttaa haasteita erityisesti opettaja- ja henkilökuntavaihdon apurahojen hallinnointiin. Niiden osalta taloushallinnossa kannattaa Erasmus+ -tuen käyttöä seurata erillään vaihtojen todellisista kustannuksista.

Esimerkki: Opettajavaihtoa varten matkan pituuden mukaan laskettu kiinteä Erasmus+ -matkatuki on 785 €, mutta opettajan lentoliput maksavat vain 350 €. Mitä tällöin tehdään?

Matkatueksi Erasmus+ -ohjelmassa raportoidaan ohjeiden mukaisesti 785 €. Yli jäävän tuen korkeakoulu voi käyttää oman harkintansa mukaan muihin Erasmus+ -ohjelman toimeenpanon kuluihin OS-tuen tapaan, eikä sen käyttöä voi enää uudestaan raportoida kansalliseen toimistoon. Tämä ohje koskee tilannetta, jossa korkeakoulu ei maksa vaihtoapurahaa suoraan vaihtoon lähtevälle, vaan kattaa vaihdon kustannukset työmatkoina normaalin matkalaskumenettelyn mukaisesti. Jos apuraha maksetaan vaihtoon lähtevälle suoraan, lasketaan se ohjeiden mukaisesti, eikä vaihdon todellisia kustannuksia tule kysyä.

Apurahojen maksuja ja kirjanpidon muutoksia ja korjauksia on mahdollista tehdä Erasmus+ -sopimuskauden päättymisen jälkeenkin, kunhan kustannukset ovat syntyneet sopimuskauden aikana. Korjauksia maksatuksiin ja kirjanpitoon voi tehdä siihen asti, kun korkeakoulu jättää kansalliselle toimistolle Erasmus+ -loppuraportin.