Opiskelijan opiskelu- tai harjoittelujakson aikana ulkomaanoleskelua voidaan pidentää alun perin suunnitellusta, mikäli lähettävä ja vastaanottava korkeakoulu/organisaatio sopivat asiasta ennen vaihtojakson päättymistä ja mikäli ulkomaanoleskelu täyttää edellä mainitut vaihdon keston reunaehdot.

Opiskelijan yhteydenoton vaihtojakson pidentämiseksi tulee tapahtua viimeistään kuukautta ennen vaihdon suunniteltua päättymistä (korkeakoulu voi edellyttää myös aikaisemmin tapahtuvaa ilmoitusta). Jos sekä lähettävä korkeakoulu että vastaanottava korkeakoulu/organisaatio hyväksyvät vaihdon pidennyksen, tulee Learning Agreement päivittää pidennystä vastaavaksi. Korkeakoulu voi maksaa opiskelijalle Erasmus+ -apurahaa myös pidennysjaksolle, jos sillä on Erasmus-tukea vielä jäljellä. Tässä tapauksessa opiskelijan apurahasopimus täytyy päivittää. Päivittämisen voi hoitaa myös sähköpostilla.

Vaihdon pidentämisjakson on seurattava välittömästi varsinaista vaihtoa. Mahdollinen tauko varsinaisen vaihdon ja pidentämisjakson välillä on perusteltava hyvin (esim. lukukausien välinen tauko). Vaihtojakson kestoa ei voi pidentää Erasmus-sopimuskauden yli.

Takaisin ylös

Jos liikkuja ei suorita vaihtojaksoaan ennalta sovitulla tavalla, voidaan Erasmus+ -apuraha periä takaisin osittain tai kokonaan. Opiskelijoiden ohjauksessa on syytä korostaa, että mistä tahansa ongelmasta tai muutoksesta vaihdon aikana on tiedotettava välittömästi sekä lähettävää että vastaanottavaa korkeakoulua/organisaatiota.

Jos liikkujalla on ylivoimainen este (ns. force majeure) jakson loppuun suorittamiseksi, ei jo maksettua apurahaa välttämättä peritä takaisin. Ylivoimaiseksi esteeksi voidaan katsoa sellainen odottamaton tapahtuma, johon sopimusosapuolet eivät ole voineet vaikuttaa ja joka ei johdu sopimusosapuolten (lähettävä ja vastaanottava organisaatio ja osallistuja itse) laiminlyönnistä tai virheestä. Yksittäisen osallistujan kohdalla ylivoimaiseksi esteeksi voidaan katsoa esimerkiksi oma tai lähiomaisen vakava sairastuminen. Sen sijaan ulkomaanjakson puutteellisesta suunnittelusta tai tiedotuksesta aiheutuvia ongelmia ei lähtökohtaisesti katsota ylivoimaiseksi esteeksi. Puutteellisella suunnittelulla tarkoitetaan myös viisumi- ja oleskelulupa-asioihin liittyviä tilanteita, kuten luvan epäämistä tai myöhäistä myöntämistä, joita ei pidetä force majeure -perusteina.

Toisinaan jokin tapahtuma (esimerkiksi luonnonkatastrofi, epidemia, maailmantilanteen muutokset, poliittinen epävakaus tms.) voi estää suuremman ryhmän osalta vaihdon alkamisen tai jatkamisen. Tällöin Euroopan komissio päättää tapahtuman nimeämisestä ylivoimaiseksi esteeksi.

Jos liikkuvuusjakso keskeytyy ennenaikaisesti, tulee lähettävän korkeakoulun arvioida, voidaanko keskeytyksen syyksi katsoa ylivoimainen este. Jos keskeytymissyy vastaa kuvausta ylivoimaisesta esteestä, on kansallisesta toimistosta anottava lupaa jättää Erasmus+ -apuraha kokonaan tai osittain perimättä takaisin opiskelijalta. Tätä varten kansalliseen toimistoon tulee toimittaa sähköinen hakemus, johon kootaan keskeytynyttä vaihtoa koskevat tiedot ja liitteet. Linkki sähköiseen hakemukseen on alempana tällä sivulla. Lomakkeen liitteeksi tarvitaan seuraavat dokumentit:

  • Osallistujan laatima selvitys liikkuvuusjakson keskeytymisen syistä.
  • Osallistujan laatima kuluerittely ulkomaanjaksolla aiheutuneista kustannuksista (ei kuitteja). Kuluerittelyyn tulee sisällyttää kaikki vaihtoon suoraan liittyvät kulut. Keskeytystapauksessa kuluina huomioidaan ulkomailla oleskelusta aiheutuneet ylimääräiset kustannukset (kuten matkat ja majoitus), mutta ei normaaleja elinkustannuksia (kuten ateriat).
  • Selvitys/dokumentti haetuista ja saaduista korvauksista vakuutus- ja lentoyhtiöiltä tai muista vastaavista kulujen korvauksista.
  • Korkeakoulun tulee vakuuttaa lomakkeessa nähneensä lääkärintodistus opiskelijaa koskevissa sairaustapauksissa.
  • Tieto vaihdon suunnitellusta ja toteutuneesta kestosta sekä opiskelijalle myönnetystä ja maksetusta apurahasta.
  • Korkeakoulun tulee vakuuttaa lomakkeessa saaneensa vastaanottavan korkeakoulun / yrityksen todistus vaihtojaksosta.

Opiskelijasta tulee käyttää Mobility ID numeroa hakemusta täyttäessä.

Kansallinen toimisto käsittelee asian dokumenttien perusteella ja jos keskeytyssyyksi todetaan ylivoimainen este, vahvistaa minkä suuruisen Erasmus+ -apurahan opiskelija on oikeutettu pitämään. Näin toimitaan siis kaikissa ennenaikaisesti keskeytyneissä vaihdoissa, ei vain niissä, jotka ovat jääneet alle vaihdon minimikeston.

Jos vaihdon keskeytymissyynä on ollut muu kuin ylivoimainen este ja vaihdon kesto on jäänyt alle minimikeston, tulee koko Erasmus+ -apuraha periä takaisin osallistujalta eikä vaihtojaksoa voi raportoida Beneficiary Module -järjestelmään. Halutessaan korkeakoulu voi kuitenkin maksaa opiskelijalle apurahan korkeakoulun omista varoista.

Jos vaihdon keskeytymissyynä on ollut muu kuin ylivoimainen este, mutta vaihdon minimikesto on täyttynyt, on osallistujan Erasmus+ -apuraha laskettava uudelleen vaihdon toteutuneiden päivämäärien perusteella. Jos korkeakoulu katsoo, että vaihdon opintotavoitteet eivät ole täyttyneet riittävästi, voi korkeakoulu periä osan maksetusta apurahasta (tai jopa kokonaan), mutta tähän liittyvät periaatteet on pitänyt kirjata ennen vaihtoa opiskelijan apurahasopimukseen ja apurahaa pitää joka tapauksessa maksaa vähintään vaihdon minimikestolle.

Keskeytynyt vaihtojakso raportoidaan Beneficiary Moduleen toteutuneen keston mukaisesti ja valitaan kohta ”force majeure”, jonka jälkeen Force Majeure explanations -kenttään kirjataan lyhyesti vaihdon keskeytymisen syy ja vaihdon alkuperäinen, suunniteltu kesto. EU individual support –kenttään kirjataan kansallisen toimiston hyväksymä opiskelijan lopullinen apuraha. Opetushallituksen ilmoittama apurahasumma sisältää sekä yksilötuen että matkatuen.

Toimintaohjeita erilaisiin tilanteisiin

  • Mikäli vaihto lyhenee muusta kuin ylivoimaisesta syystä, mutta se on edelleen vähimmäiskeston mukainen ja kulut laskevat, voidaan liikkuvuusjakson kesto kirjata toteutuneen mukaisena ja apuraha maksaa normaalien apurahasääntöjen mukaisesti. Beneficiary modulen kommenttikenttään kuitenkin kirjataan, että kyseessä on ennenaikainen keskeytys.
  • Kun liikkuvuusjakson kesto lyhenee, mutta kulut säilyvät tai kasvavat, tai se jää alle minimikeston, noudatetaan force majeure -menettelyä.
  • Jos vaihtojakso keskeytyy ennenaikaisesti, mutta myös kulut laskevat (esim. hotelliyöpymisten määrä vähenee ja lennot saa vaihdettua ilman merkittäviä lisäkustannuksia), keskeytykselle ei ole tarvetta anoa erillistä lupaa kansallisesta toimistosta. Apuraha maksetaan silloin toteutuneen keston mukaisena.


Force Majeure -hakemus lähetetään Opetushallituksen käsiteltäväksi alle linkitetyllä sähköisellä lomakkeella.

Force Majeure -hakemusten liitelomakkeet
Lomake sisältää osallistujan laatiman selvityksen liikkuvuusjakson keskeytymisen syistä ja kuluerittelyn.

Takaisin ylös

Erilaisiin kriisitilanteisiin kannattaa korkeakoulussa varautua jo ennakolta ja käsitellä näitä asioita myös vaihtoon lähtevien ja saapuvien valmennuksissa ja infomateriaaleissa. Hyödyllisiä vinkkejä löytyy Emilia Tolvasen vuonna 2012 CIMO:lle laatimasta oppaasta Kriisitilanteet kansainvälisessä liikkuvuudessa – opas korkeakouluille. Opas löytyy verkkosivuiltamme:

Euroopan komissio on pyytänyt kansallisia toimistoja ilmoittamaan ripeästi ja matalalla kynnyksellä kaikki Erasmus+ -liikkujille tapahtuvat vakavat onnettomuus- ja kuolemantapaukset komissioon, joten korkeakoulun olisi hyvä ilmoittaa kansalliseen toimistoon niin saapuvia kuin lähteviä Erasmus-opiskelijoita kohdanneista isommista kriisitilanteista. Näiden osalta kansallinen toimisto voi olla tarvittaessa yhteydessä opiskelijoiden kotimaiden kansallisiin toimistoihin tai Euroopan komissioon.

Takaisin ylös