Erasmus+ -ohjelmassa halutaan, että yksittäisille liikkujille maksettavat apurahat eivät eroa suuresti toisistaan eri maiden välillä ja että apurahojen määräytymisperiaatteet ovat selkeät, läpinäkyvät ja liikkujien tiedossa hyvissä ajoin ennen ulkomaanjakson alkua. Erasmus+ -tukeen ja apurahoihin liittyvät periaatteet on kirjattu avustussopimuksen liitteeseen 2 – Additional information related to eligibility of costs, joka kannattaa lukea huolella läpi.

Erasmus+ -ohjelman apurahojen tarkoituksena on korvata liikkuvuudesta aiheutuvia lisäkustannuksia eli esimerkiksi matkakuluja sekä kohdemaan korkeampia elinkustannuksia. Apurahan ei ole kuitenkaan tarkoitus kattaa kaikkia vaihdosta aiheutuvia kustannuksia.

Sekä opiskelijoiden että henkilöstön liikkuvuusapurahojen suuruus määräytyy vaihdon kohdemaan sekä vaihdon keston (kuukausissa ja/tai päivissä) perusteella. Lisäksi apurahaan kuuluu matkatuki, jonka suuruus lasketaan lähtö- ja kohdepaikkakunnan välisen etäisyyden perusteella. 

Jokaisen liikkujan Erasmus+ -apuraha on siis laskettava yksitellen yllä mainitut seikat huomioiden, eikä korkeakoulun ole mahdollista maksaa kaikille liikkujille samansuuruista tukea vaihdon kestosta riippumatta. Jos lasketussa päiväkohtaisessa liikkuvuus-apurahassa on desimaaleja, pyöristetään apurahan loppusumma ylös- tai alaspäin lähimpään kokonaislukuun euroissa.

Apurahat lasketaan Beneficiary Module -järjestelmässä, joka kertoo kokonaisapurahan suuruuden, kun sinne syötetään vaihdon alkamis- ja loppumispäivä, kuukausi- tai päiväkohtaisen apurahan suuruus, mahdollinen nolla-apurahalla tehtävä jakso ja tiedot henkilön mahdollisesta oikeudesta kiinteisiin yksilöapurahan korotuksiin ja matkatuen luokka, mikäli liikkuja on oikeutettu matkatukeen. 

Kansallinen toimisto määrittää apurahat eurooppalaisessa liikkuvuudessa pitkäkestoiseen opiskelija- ja harjoittelija- sekä opettaja ja henkilökuntavaihtoon vuosittain hyvissä ajoin ennen sopimuskauden alkua. Myös lyhytkestoisen liikkuvuuden ja kumppanimaihin suuntautuvan liikkuvuuden osalta apurahasummat ovat kiinteät sekä opiskelija- ja harjoittelija- että opettaja- ja henkilökuntaliikkuvuuteen ja nämä apurahat ovat samansuuruiset kumppanimaasta riippumatta (pl. alueet 13 ja 14). Määritettyjä apurahasummia on käytettävä apurahojen laskennassa koko sopimuskauden ajan.

Apurahaa voi korottaa ainoastaan siinä tapauksessa, että vaihto pitenee suunnitellusta, tai opiskelija on oikeutettu kiinteään yksilöapurahan korotukseen, ja liikkujan apurahasopimus päivitetään vastaamaan muuttunutta tilannetta.

Erasmus+ -tuen lisäksi korkeakoulun on mahdollista maksaa liikkujille lisätukea omista varoistaan. Korkeakoulun omaa lisätukea eivät sido tässä oppaassa esitetyt apurahojen määräytymisperiaatteet.

Takaisin ylös

Joustavuutta eurooppalaisen liikkuvuuden avustuksen käyttöön tuo myös mahdollisuus toteuttaa osa yksittäisestä vaihtojaksosta tai vaihtojakso kokonaan nolla-apurahalla. Tämä mahdollisuus koskee sekä opiskelija- että henkilöstöliikkuvuutta. Opiskelijaliikkuvuuden kohdalla tämä mahdollisuus on tarkoitettu erityisesti tilanteeseen, jossa vaihdon kesto pitenee suunnitellusta. Tällöin korkeakoulun on mahdollista hyväksyä vaihtojakson piteneminen, mutta olla maksamatta apurahaa pidennyksen ajalle, jos EU-avustusta ei enää ole jäljellä. Henkilöstövaihtojen kohdalla korkeakoulu voi päättää maksaa oleskelutukea vain osalle vaihtopäivistä ja toteuttaa loput vaihtopäivät nolla-apurahalla. 

Jos tietyn vaihdon kohdalla käytetään osittaista nolla-apurahaa, tulee apurahaa kuitenkin maksaa vähintään ajanjaksolle, joka on vaihdon vaadittu minimikesto (pitkäkestoinen opiskelija- ja harjoittelijavaihto: 2 kk, lyhytkestoisen monimuotoisen opiskelija- ja harjoittelijavaihdon fyysinen osuus: 5 pv, opettaja- ja henkilökuntavaihto: 2 pv tai 5 pv). Osittainen nolla-apuraha huomioidaan vaihdon apurahasopimuksessa ja nollatuella toteutettava jakso merkitään vaihdon tietoihin Beneficiary Module -järjestelmässä non-funded days -kenttään. Myös kokonaan 0-apurahalla liikkuvan kanssa tehdään apurahasopimus ja liikkuvuus tallennetaan Beneficiary Moduleen (Zero grant -kenttään rasti).

Sen sijaan globaalin liikkuvuuden (KA171) vaihtoihin apurahaa tulee pääsääntöisesti maksaa koko vaihdon kestolle, eikä osittaista nolla-apurahaa voi käyttää esimerkiksi siksi, että myönnetty tuki saataisiin riittämään useampaan vaihtoon. Erityisen tärkeää apurahan maksaminen koko vaihdon kestolle on opiskelijavaihtojen ja saapuvien opettaja- ja henkilökuntavaihtojen kohdalla. Sen sijaan enemmän joustoa on lähtevien opettaja- ja henkilökuntavaihtojen kohdalla, jos apurahaa ei makseta suoraan liikkujalle, vaan korkeakoulu kattaa kaikki vaihdosta aiheutuvat matka- ja majoituskulut. Globaalin liikkuvuuden vaihdoissa osittaista nolla-apurahaa voi pääsääntöisesti käyttää vain silloin, kun vaihto pitenee suunnitellusta ja edellyttäen, että siitä sovitaan sekä lähettävän ja vastaanottavan korkeakoulun että liikkujan kesken.

Takaisin ylös

Apurahojen jakoperiaatteiden tulee olla oikeudenmukaiset, läpinäkyvät ja julkiset. 

Apurahan saajien valinta ja apurahojen jakaminen tulee dokumentoida, ja korkeakoulun tulee säilyttää hakemukset ja muu valintaan liittyvä aineisto viiden vuoden ajan loppuraportin hyväksymisen jälkeen lähetettävästä ja sopimussuhteen päättävästä loppukirjeestä. 

Mikäli korkeakoulu haluaa antaa etusijan esimerkiksi ensimmäistä kertaa vaihtoon lähteville, tai muuhun kuin omaan kotimaahansa meneville opiskelijoille, tämä tulee olla valintaperusteissa ilmoitettuna ja liikkujien tiedossa jo hakuvaiheessa.

Takaisin ylös

Samaan vaihtojaksoon tai samoihin kuluihin ei voi käyttää rahoitusta useasta eri EU- tai Opetushallituksen hallinnoimasta ohjelmasta. 

Jos opiskelija on saanut vaihtopaikan esimerkiksi EDUFI-harjoitteluohjelman kautta ja saa harjoittelua varten Opetushallitukselta apurahan, ei hän lisäksi voi saada samaa harjoittelua varten korkeakoululta Erasmus+ -apurahaa. 

EU-hankkeesta palkan saavat korkeakoulun työntekijät voivat osallistua Erasmus+ -liikkuvuuteen, mikäli matkan kuluja ei kateta EU-hankkeen rahoituksesta lainkaan. Erasmus+ -liikkuvuudessa ei ole rahoitusta palkkakuluihin, joten palkkakulut voidaan edelleen kattaa vaihdonkin ajalta EU-hankkeesta.

Takaisin ylös