Erasmus+ -liikkuvuusjaksojen keskeinen dokumentti on apurahasopimus, joka solmitaan liikkujan ja apurahan maksavan korkeakoulun välille. Apurahasopimus tulee täyttää kaikkien Erasmus+ -liikkuvuusjaksojen osalta riippumatta siitä maksetaanko liikkujalle apurahaa vai ei. Korkeakoulun tulee myös varmistaa, että liikkujat ovat tietoisia kaikista apurahasopimuksen liitteisiin kirjatuista ehdoista ja mm. liikkuvuusjakson ennenaikaisen keskeyttämisen vaikutuksista apurahaan. 

Sekä opiskelija-, harjoittelija- että opettaja- tai henkilökuntavaihtoon lähtevän kanssa laaditaan ennen vaihtoa apurahasopimus. Näitä varten julkaistaan vuosittain valmiit mallipohjat. Mallipohjat löytyvät Opetushallituksen Erasmus+ -sopimuskausien sopimusliitteistä. Apurahasopimuksen mallipohjaa voi muokata ja lisätä siihen tietoa ja pykäliä, kunhan mallipohjan osoittama minimisisältö pysyy muuttumattomana.

Apurahasopimuksen allekirjoittajat:

  • Liikkuvuudessa apurahasopimus allekirjoitetaan lähettävän korkeakoulun tai konsortion koordinaattorin ja vaihtoon lähtevän henkilön välillä.
  • Globaalin liikkuvuuden osalta saapuvien opiskelijoiden ja henkilöstön apurahasopimukset allekirjoittaa vastaanottava suomalainen korkeakoulu tai liikkuvuuskonsortiota koordinoiva korkeakoulu, joka hallinnoi EU-tukea.

Apurahasopimus pitää tehdä, vaikka apurahaa ei maksettaisi suoraan vaihtoon lähtevälle henkilölle, kuten usein on tapana lähtevien opettaja- ja henkilökuntavaihtojen kohdalla. Sopimus tehdään myös niiden henkilöiden kanssa, joiden vaihto toteutuu nolla-apurahalla.

Apurahasopimus voidaan allekirjoittaa myös sähköisesti, jos korkeakoululla on käytössä sähköinen järjestelmä, jossa käyttäjät tunnistautuvat ja johon kirjautuu tieto ajankohdasta, jolloin sähköinen allekirjoitus on tapahtunut. Sopimuksesta tulee jäädä kopio myös vaihtoon lähtevälle henkilölle, jotta hän on tietoinen siitä, mihin on sopimuksella sitoutunut.

Opiskelija- ja harjoittelijavaihdon apurahasopimuksessa sovitaan mm. seuraavasta:

  • Vaihdon alku- ja loppupäivät ja kesto mahdollinen virtuaalinen osuus eritellen. Vaihdon kestoon on mahdollista sisällyttää myös ennen vaihtoa tapahtuva kielikurssi, jos lähettävä korkeakoulu katsoo sen tarpeelliseksi ja kohdekorkeakoulu sisällyttää sen vaihdon keston osoittavaan todistukseensa ja/tai transcript of recordsiin, tai ulkopuolinen kielikurssin järjestäjä antaa vastaavat todistukset.
  • Maininta, lasketaanko 0 – 2 matkustuspäivää (vihreästi matkustaessa 0 – 6 matkustuspäivää) mukaan vaihdon kestoon niin, että oleskelutukea maksetaan myös näille päiville. 
  • Tapahtuuko vaihto Erasmus+ -apurahalla, vai täysin tai osittain nolla-apurahalla. Jos avustusta maksetaan, määritellään sopimuksessa tarkka kesto, monelleko kuukaudelle ja/tai päivälle apurahaa maksetaan. Myös mahdollisten matkapäivien lukumäärä on ilmoitettava.
  • Vaihdon kokonaisapuraha koko vaihtojaksolle sekä sen laskennan perusteet ja mahdollisista lisäapurahoista. 
  • Periaatteet, joiden mukaisesti apurahaa voidaan periä takaisin, jos opiskelija ei noudata apurahasopimuksen velvoitteita (esim. takaisinperintä, jos vaihto-opintoja ei kerry vaadittua määrää).
  • Apurahan maksuaikataulu ja tieto apurahan maksueristä. Globaalin ja monimuotoliikkuvuuden kohdalla myös poikkeavat maksukäytännöt, kuten korkeakoulun tekemät suorat hankinnat (esim. matka- ja majoituskulut).
  • Tiedot vaadituista vakuutuksista sekä tieto siitä, kuka vastaa vaadittujen vakuutusten ottamisesta. Opiskelijan ottamien vakuutusten osalta on suositeltavaa kirjata sopimukseen tiedot vakuutuksesta.
  • Tiedot opiskelijan osallistumisesta Erasmus+ -kielitestiin ja –kielivalmennukseen.

Learning Agreement for Studies / Traineeships (myös mahdollinen digitaalinen LA) on apurahasopimuksen liite 1.

 

Opiskelijavaihto

Opiskelijavaihdon osalta korkeakoulun ja opiskelijan välinen apurahasopimus koostuu seuraavista dokumenteista:

  • Apurahasopimus (Grant agreement model for Erasmus+ HE studies and/or traineeships), sen ehdot ja määräykset (Terms and conditions) sekä sen liitteet:
    • Opintosopimus eli Learning Agreement for studies (OLA / DLA, tai paperilomake harjoittelussa ja kumppanimaihin suuntautuvissa vaihdoissa)
    • Erasmus+ opiskelijan peruskirja (Erasmus+ Student Charter)

Dokumentit löydät verkkosivuiltamme:

Ennen Erasmus+ -vaihdon alkua opiskelijalle laaditaan opintosopimus (Learning Agreement for Studies), jonka hyväksyvät sekä opiskelija, lähettävä korkeakoulu, että vastaanottava korkeakoulu. Halutessaan korkeakoulut voivat Learning Agreementin taulukon ”C” täyttämisen sijaan käyttää sähköistä opintorekisteriotetta, josta käyvät ilmi vaihtojakson aikana suoritetut opintosopimuksen mukaisesti suoritetut opinnot ja vaihdon kesto ja/tai erillistä Letter of Confirmation tai Certificate of Stay -lomaketta, jonka avulla ulkomainen korkeakoulu vahvistaa Erasmus+ -opintojen keston vaihdon alkamis- ja päättymisajankohtineen.

Learning Agreementin taulukon ”D” taas voi korvata kotikorkeakoulun oma opintorekisteriote, jossa näkyvät opiskelijan tutkintoon hyväksiluetut ulkomailla suoritetut opinnot tai harjoittelu.

Yksityiskohtaiset ohjeet Learning Agreementin käyttöön ja täyttöön löytyvät LA:n viimeiseltä sivulta, tai erillisestä Guidelines for Learning Agreements -ohjeesta.

Mikäli Learning Agreement on tehty paperilla, opiskelija säilyttää alkuperäisen Learning Agreement -lomakkeen, lähettävä korkeakoulu ja vastaanottava organisaatio säilyttävät siitä skannatun tai valokopion.

Ohjelmamaiden opiskelijavaihdoissa Learning Agreement tulee tehdä sähköisesti käyttäen joko komission tarjoamaa Online Learning Agreementiä (OLA), tai Digital Learning Agreementiä (DLA), eli korkeakoulun käyttämään liikkuvuusjärjestelmään integroitua palvelua EWP-rajapintojen kautta.

Harjoittelu

Harjoittelijavaihdon korkeakoulun ja opiskelijan välinen sopimus koostuu seuraavista dokumenteista:

  • Apurahasopimus (Grant agreement model for Erasmus+ HE studies and/or traineeships), sen ehdot ja määräykset (Terms and conditions) sekä sen liitteet:
    • Harjoittelusopimus eli Learning Agreement for Traineeships
    • Erasmus+ opiskelijan peruskirja (Erasmus+ Student Charter)

Dokumentit löydät verkkosivuiltamme:

Lisäksi on suositeltavaa, että harjoitteluun lähtevä opiskelija allekirjoittaa vastaanottavan organisaation kanssa harjoittelu- tai työsopimuksen, josta käyvät ilmi työsuhteen maakohtaiset lailliset periaatteet. Harjoittelusopimus liitetään harjoittelun apurahasopimukseen.

Ennen Erasmus+ -harjoittelun alkua opiskelijalle laaditaan harjoittelusopimus (Learning Agreement for Traineeships), jonka hyväksyvät sekä opiskelija, lähettävä korkeakoulu, että vastaanottava yritys/organisaatio. Harjoittelusopimuksesta käyvät ilmi mm. harjoittelijan työtehtävät, tavoiteltavat oppimistulokset (tiedon, osaamisen ja taitojen karttuminen), harjoittelun edellyttämä kielitaito sekä harjoittelun ohjaus- ja arviointikäytäntö. Sopimuksesta tulee ilmetä myös vaihdon alkamis- ja päättymisajankohta. Harjoittelijavaihdon Learning Agreement for Traineeships tehdään edelleen paperilla, mutta nekin on tarkoitus muuttaa sähköiseksi tulevaisuudessa. Opiskelija säilyttää alkuperäisen Learning Agreement for Traineeship-lomakkeen, lähettävä korkeakoulu ja vastaanottava organisaatio säilyttävät siitä skannatun tai valokopion. 

Lähtevien opiskelijoiden osalta 3 tahoa allekirjoittaa Learning Agreement for Traineeships -sopimuksen:

  • Lähettävä korkeakoulu
  • Vastaanottava organisaatio
  • Opiskelija

KA171 globaalissa liikkuvuudessa saapuvien opiskelijoiden osalta 4 tahoa allekirjoittaa Learning Agreement for Traineeships -sopimuksen:

  • Lähettävä korkeakoulu
  • Vastaanottava korkeakoulu
  • Vastaanottava organisaatio
  • Opiskelija

Ulkomaanjakson lopussa opiskelija saa vastaanottavalta yritykseltä allekirjoitetun harjoittelutodistuksen (Traineeship Certificate, joka on osa Learning Agreementia) sisältäen tiedot harjoittelusopimuksen mukaisesti suoritetuista työtehtävistä. Todistus tai opintojen hyväksilukeminen voidaan jättää antamatta, jos opiskelija ei täytä vastaanottavan organisaation ammatillisia vaatimuksia tai ei muuten noudata sovittuja ehtoja.

Erasmus+ -opiskelijan peruskirja

Erasmus+ -statuksella ulkomaille vaihtoon tai harjoitteluun lähtevän opiskelijan oikeudet ja velvollisuudet on koottu Erasmus+ -opiskelijan peruskirjaan (Erasmus+ Student Charter), joka on yksi opiskelijan apurahasopimuksen liitteistä. Eurooppalaisessa liikkuvuudessa lähettävä korkeakoulu huolehtii siitä, että jokainen opiskelija saa peruskirjan ennen vaihtoon lähtöään. Globaalin liikkuvuuden osalta partnerit voivat keskenään sopia siitä, kumpi toimittaa peruskirjan lähtevälle opiskelijalle. Erasmus Charterin voi opiskelijalle toimittaa paperiversiona, pdf-tiedostona tai linkkinä nettisivulle, josta se löytyy.

Peruskirjan taitettu pdf-versio löytyy Opetushallituksen hallinnointi ja sopimusliitteet -sivuilta. Samasta paikasta löytyy myös linkki komission julkaisemaan peruskirjan verkkoversioon.

Takaisin ylös

Opettaja- ja henkilökuntavaihdon apurahasopimuksessa sovitaan mm. seuraavasta:

  • Vaihdon alku- ja loppupäivät ja kesto mahdollinen virtuaalinen osuus eritellen. Maininta, lasketaanko 0– 2 matkustuspäivää (vihreästi matkustaessa 0 – 6 matkustuspäivää) mukaan vaihdon kestoon niin, että oleskelutukea maksetaan myös näille päiville. 
  • Tapahtuuko vaihto Erasmus+ -tuella vai täysin tai osittain nolla-apurahalla. Jos tukea maksetaan, määritellään sopimuksessa tarkka kesto, monelleko päivälle apurahaa maksetaan ja mitkä päivät toteutetaan mahdollisesti nollatuella.
  • Artiklan 3 Financial support kohdassa 3.4 valitaan vaihtoehto, joka vastaa korkeakoulun menettelyä apurahan maksamisessa. Vaihtoehto 1 valitaan, jos apuraha maksetaan suoraan vaihtoon lähtevälle henkilölle, joka huolehtii itse vaihdon kustannuksista. Tällöin sopimukseen kirjataan apurahan tarkka suuruus. Vaihtoehto 2 valitaan, jos apurahaa ei makseta liikkujalle, vaan korkeakoulu korvaa kaikki matkakustannukset ja päivärahat työmatkana (Suomessa tämä on yleisin menettely lähtevässä opettaja- ja henkilökuntaliikkuvuudessa). Tällöin apurahan eurosummaa ei merkitä apurahasopimukseen. Vaihtoehto 3 valitaan, jos korkeakoulu maksaa suoraan osan kustannuksista ja osa apurahasta maksetaan liikkujalle. Tällöin sopimukseen kirjataan liikkujalle maksettavan apurahan määrä.
  • Kohdassa ”Payment arrangements” apurahan maksuaikataulu ja tieto apurahan maksueristä (koskee vain vaihtoehtoja 1 ja 3, jolloin korkeakoulu maksaa koko apurahan tai osan siitä suoraan liikkuvalle henkilölle).
  • Periaatteet, joiden mukaisesti apurahaa voidaan periä takaisin, jos henkilö ei täytä apurahasopimuksen velvoitteita.
  • Jos apurahan maksussa käytetään vaihtoehtoa 2 (korkeakoulu maksaa lähtevän vaihdon kulut työmatkoina), on sopimuspohjasta mahdollista jättää pois artikla 4 merkitsemällä kyseisen artiklan otsikon alle ”not applicable”. Vain saapuva liikkuvuus: Tiedot vaadituista vakuutuksista sekä tieto siitä, kuka vastaa vaadittujen vakuutusten ottamisesta. Sopimukseen on suositeltavaa kirjata tiedot otetuista vakuutuksesta.

Staff Mobility Agreement on apurahasopimuksen liite 1.

Takaisin ylös

Jos vaihtojakson kesto muuttuu sovitusta, on apurahasopimus päivitettävä. Vaihtojakson lyhentyessä apurahan suuruus lasketaan uudestaan vastaamaan toteutunutta vaihdon kestoa. Vaihdon pidentyessä korkeakoulun on mahdollista maksaa lisätukea pidennysjakson ajalle. Jos EU-tukea ei ole enää riittävästi jäljellä, voidaan pidennysjakso toteuttaa myös nolla-apurahalla ja sopia tästä opiskelijan tai henkilökunnan edustajan kanssa. Mikäli opiskelijan pitkäkestoisen vaihdon kesto lyhenee enintään 5 pv, apurahasopimusta tai apurahaa ei tarvitse muuttaa tai laskea uudelleen. Vaihdon minimikeston tulee kuitenkin aina täyttyä.

Jos vaihdossa oleva opiskelija haluaa itse pidentää vaihtojaksoaan, on hänen otettava yhteyttä sekä omaan korkeakouluun että vastaanottavaan organisaatioon viimeistään kuukautta ennen vaihdon suunniteltua loppumista. Vaihtojakson pidentäminen edellyttää apurahasopimuksen muutosta.

Apurahasopimuksen muutoksista voidaan sopia sähköpostitse.

Takaisin ylös