Studerande- och lärarutbyten inom Erasmus+ baserar sig på utbytesavtal som ingåtts mellan högskolor (IIA-avtal, dvs inter-institutional agreement). Studerande- och lärarutbyten (inklusive mobilitet i flerform) kräver alltid ett avtal mellan den utsändande och den mottagande högskolan. Inom europeisk mobilitet är det däremot frivilligt med avtal för praktikant- och personalutbyten mellan högskolor. För mobilitet till partnerländer ingås IIA-avtal för allt utbytessamarbete mellan högskolor.


Innan avtalet utarbetas bör man säkerställa att:

  • Partnerhögskolorna i mobilitet mellan programländer har en gällande Erasmus+ -stadga, Erasmus Charter for Higher Education, dvs. ECHE. En lista över högskolor som har beviljats ECHE finns på kommissionens webbplats.
  • Partnerhögskolorna i mobilitet till partnerländer har legaliserad status i sina hemländer. Om man är osäker på detta bör man vända sig till NEO-byrån, ENFP-kontaktpunkten eller EU-delegationen i landet i fråga. Man kan också be det nationella kontoret om hjälp.
     

Ett avtal mellan högskolor kan ingås mellan två eller flera högskolor. Avtal i programländerna ska under den nya programperioden ingås digitalt och delas via nätverket Erasmus without paper. Den globala rörligheten och rörligheten till partnerländerna samt multilaterala avtal ingås än så länge i pappersform.


För avtal för global mobilitet och mobilitet till partnerländer samt multilaterala avtal finns särskilda IIA-avtalsmallar, som finns på vår Erasmus+ -webbplats:  

I avtal mellan högskolor eller i dess bilaga anges bland annat följande:

  • Antal mobilitetsdeltagare per partner 
  • Miniminivå för språkkunskaper som krävs av studerande och lärare som kommer på utbyten
  • Terminsspecifika ansökningstider för inkommande utbytesstuderande och tidtabell enligt vilken den mottagande högskolan sänder ett Transcript of Records -intyg efter utbytet
  • Information om högskolornas bedömningsskala och 
  • kontaktpersoner för information om visum-, försäkrings- och boendearrangemang

Under den nuvarande Erasmus+ -perioden 2021–2027 kan högskolornas avtal gälla till utgången av de projekt som beviljades 2027, dvs. den europeiska rörligheten fram till sommaren 2029, när det gäller global rörlighet fram till 2030.

Praktikant-, lärar- och personalutbyten i Europa med företag förutsätter inte något bilateralt avtal mellan universitet och företag, även om de riktar sig till partnerländer. Vart och ett av dessa byten avtalas separat genom Learning Agreement for Traineeships eller Mobility Agreement. Inte heller praktikantutbyte till en högskola i ett programland kräver ett bilateralt avtal, utan den mottagande högskolan jämställs i detta fall med ett företag. Högskolorna kan dock välja att avtala om praktikantutbyte i ett bilateralt avtal och på så sätt skapa en grund för ett kontinuerligt samarbete inom praktikantutbyten. I fråga om mobilitet till partnerländer kräver praktik och personalmobilitet vid högskolor ett bilateralt IIA -avtal mellan högskolorna, men praktikutbyten behöver inte nämnas i avtalet.


För utresande studerande ska 3 parter underteckna avtalet Learning Agreement for Traineeships: Den utsändande högskolan, den mottagande organisationen, den studerande. 


För inkommande studerande ska 4 partner underteckna avtalet Learning Agreement for Traineeships: Den utsändande högskolan, den mottagande högskolan, den mottagande organisationen, den studerande. 
Definitionen av företag i Erasmus+ -programmet är bred. Som företag (enterprise) kan betraktas vilken privat eller offentlig organisation som helst som har ekonomisk verksamhet, exempelvis ett företag, en forskningscentral, ett familjeföretag, en förening eller en person som arbetar som frilansare. För att godkännas som destination för ett Erasmus+-utbyte måste företaget eller organisationen vara en juridisk person i det land där utbytet sker.


I fråga om intensivkurser i olika former (BIP) ska ett IIA-avtal i kraft ha ingåtts minst mellan den utsändande och den mottagande högskolan. Partnernätverket kan också ingå ett multilateralt avtal om genomförande av BIP till exempel genom att redigera den multilaterala avtalsmallen så att den lämpar sig för ändamålet, eller genom att använda sig av ett Letter of Intent-förfarande, men detta är inte nödvändigt. Utöver Ietter of Intent ska det också finnas ett IIA-avtal mellan den högskola som sänder och den mottagande högskolan.

Tillbaka upp

Det centrala dokumentet för Erasmus+ -mobilitetsperioder är stipendieavtalet som ingås mellan den studerande och högskolan som betalar stipendiet. Ett stipendieavtal ska fyllas i för alla Erasmus+ -mobilitetsperioder, oberoende av om något stipendium betalas till den studerande eller inte. Högskolan ska också se till att de studerande är medvetna om alla villkor som finns med i bilagorna till stipendieavtalet och bland annat om hur avbrytande av en mobilitetsperiod i förtid påverkar stipendiet. Anvisningar om stipendieavtalets innehåll finns i avsnittet "Stipendieavtal".
 

Stipendieavtal mellan den studerande och högskolan, studerandeutbyte


När det gäller studerandeutbyte består stipendieavtalet mellan högskolan och den studerande av följande dokument som finns på vår webbplats. 

  • Understödsavtalet (Grant agreement model for Erasmus + HE studies and/or traineeships), villkoren och föreskrifterna (Terms and conditions) och bilagorna:

I.    Lärandeavtal, dvs. Learning Agreement for studies (OLA/DLA, eller pappersblankett vid praktik och utbyten till partnerländer)
II.    Erasmus + studentstadgan (Erasmus + Student Charter)


Före Erasmus+ -utbytet utarbetas ett studieavtal för den studerande (Learning Agreement for Studies), som godkänns av den studerande, den utsändande högskolan och den mottagande högskolan. Om högskolan så önskar kan man i stället för att fylla i tabell ”C” i Learning Agreement använda ett elektroniskt studieregisterutdrag med information om de studier som genomförts i enlighet med studieavtalet under utbytesperioden och utbytets längd och/eller en separat Letter of Confirmation eller Certificate of Stay-blankett, genom vilken den utländska högskolan bekräftar Erasmus+ -studiernas längd och utbytets start- och sluttidpunkt.
 

Tabell ”D” i Learning Agreement kan ersättas med hemhögskolans eget studieregisterutdrag, som innehåller studier eller praktik utomlands som tillgodoräknats i den studerandes examen.
 

Detaljerade anvisningar om användningen och ifyllandet av Learning Agreement finns på den sista sidan av LA eller i den separata anvisningen Guidelines for Learning Agreements.
 

Om Learning Agreement har gjorts upp på papper behåller den studerande den ursprungliga Learning Agreement-blanketten, medan den utsändande högskolan och den mottagande organisationen får en skannad version eller en kopia.
Vid elevbyten i programländerna ska Learning Agreement göras upp elektroniskt antingen via det Online Learning Agreement (OLA) som kommissionen erbjuder, eller via Digital Learning Agreement (DLA), dvs. en tjänst som är integrerad i det rörlighetssystem som högskolan använder via EWP-gränssnitt.
 

Stipendieavtal mellan den studerande och högskolan, praktik


För praktikantutbyte består avtalet mellan högskolan och den studerande av följande dokument som finns på vår webbplats.

  • Stipendieavtalet (Grant agreement model for Erasmus + HE studies and/or traineeships), villkoren och föreskrifterna (Terms and conditions) och bilagorna:


I.     Praktikavtal, dvs. Learning Agreement for Traineeships
II.     Erasmus+ -stadgan för studerande (Erasmus+ Student Charter)


Det rekommenderas också att studerande som deltar i praktik undertecknar ett praktik- eller arbetsavtal med den mottagande organisationen, där anställningens landsspecifika rättsgliga grunder framgår. Praktikavtalet bifogas till stipendieavtalet för praktiken.
 

Före Erasmus+ -praktiken utarbetas ett praktikavtal för den studerande (Learning Agreement for Traineeships), som godkänns av den studerande, den utsändande högskolan och mottagarföretaget/-organisationen. I praktikavtalet framgår bland annat praktikantens arbetsuppgifter, de lärresultat som eftersträvas (mer kunskaper och färdigheter), de språkkunskaper som praktiken kräver samt rutinerna för handledning och bedömning under praktiken. I avtalet ska också framgå när utbytet börjar och slutar. Learning Agreement for Traineeships för praktikantutbyte görs fortfarande upp på papper, men även dessa avtal ska göras digitala i framtiden. Den studerande behåller den ursprungliga Learning Agreement for Traineeship-blanketten, medan den utsändande högskolan och den mottagande organisationen får en skannad version eller en kopia. 


För utresande studerande ska 3 parter underteckna avtalet Learning Agreement for Traineeships: Den utsändande högskolan, den mottagande organisationen, den studerande. Learning Agreement for Traineeships -avtalet för studerande som anländer med finansiering från KA171 undertecknas alltid av 4 instanser: Den utsändande högskolan, den mottagande organisationen, den studerande och den finländska högskola som beviljar stipendiet.


I slutet av utlandsperioden får den studerande ett undertecknat praktikintyg (Traineeship Certificate, som är en del av Learning Agreement) från det mottagande företaget. Intyget innehåller uppgifter om de arbetsuppgifter som utförts i enlighet med praktikavtalet. Om den studerande inte uppfyller den mottagande organisationens yrkesmässiga krav eller på annat sätt inte följer de överenskomna villkoren, kan det leda till att intyg eller tillgodoräknande av studierna uteblir.


Erasmus+ -stadgan för studerande


Rättigheterna och skyldigheterna för studerande som reser utomlands för utbyte eller praktik med Erasmus+ -status finns samlade i Erasmus+ -stadgan för studerande (Erasmus+ Student Charter), som är en av bilagorna till den studerandes stipendieavtal. Inom europeisk mobilitet ser den utsändande högskolan till att varje studerande får charterdokumentet före utbytet. När det gäller global mobilitet kan partnerna sinsemellan komma överens om vem som ska leverera stadgan till mobilitetsdeltagarna. Erasmus Charter kan levereras till den studerande som pappersversion, som PDF-fil eller som en länk till webbplatsen där den finns.

Den tryckta PDF-versionen av stadgan finns på Utbildningsstyrelsens webbplats om administration och avtalsbilagor. På samma plats finns också en länk till den webbversion av stadgan som kommissionen publicerat
 

 

Tillbaka upp

Participant report för deltagare


EU Survey/Erasmus Participant Report är kommissionens digitala responsblankett, som automatiskt skickas via kommissionens Beneficiary Module-system till mobilitetsdeltagare för ifyllande i slutet av mobilitetsperioden, under förutsättning att högskolan har uppdaterat mobilitetsdeltagarnas uppgifter i Beneficiary Module -systemet. Att fylla i participant report hör till den mobilitetsdeltagares skyldigheter i Erasmus+ -programmet, och varje deltagare ska i regel fylla i den. Högskolan kan välja att inkludera i stipendieavtalet att ifyllandet av Participant report är ett villkor för utbetalningen av stipendiets andra del.

Participant report är tvådelad för de studerande som har besvarat sin första participant report medan tillgodoräknandeprocessen ännu pågick. En månad efter mobilitetsperiodens slut får de studerande en andra enkät som specifikt fokuserar på tillgodoräknandet. Delen om tillgodoräknande har ingen tidsgräns, utan kan fyllas i när som helst efter att tillgodoräknandet av studierna eller praktiken utomlands är klart. Om högskolan har valt att inlämnande av EU Survey ska vara ett villkor för utbetalning av stipendiets slutdel, räcker det med att den första (obligatoriska) enkäten är ifylld.

Tillbaka upp