Eurooppalaisen liikkuvuuden (myös kumppanimaihin) opiskelija- ja harjoittelijavaihdon apuraha maksetaan vaihtoon lähtevän opiskelijan tilille viimeistään 30 päivää sen jälkeen, kun apurahasopimus on allekirjoitettu ja viimeistään silloin, kun vaihdon on määrä alkaa. Maksu voidaan kuitenkin suorittaa myöhemmin, jos opiskelija ei ole toimittanut vaadittuja dokumentteja määräajassa.
Apuraha maksetaan opiskelijalle yhdessä tai kahdessa erässä. Jos apuraha maksetaan kahdessa erässä, on vähintään 70 % apurahasta maksettava ennen vaihdon alkua. Loppusumma maksetaan viimeistään 45 päivää sen jälkeen, kun opiskelija on täyttänyt elektronisen vaihtoraporttinsa (EU Survey/Participant Report) vaihdon jälkeen. Korkeakoulun on esim. tilintarkastuksen yhteydessä kyettävä osoittamaan, että apuraha on maksettu opiskelijan tilille.
Useimmissa suomalaiskorkeakouluissa opettaja- ja henkilökuntavaihdot toteutetaan työmatkoina, jolloin Erasmus+ -apurahaa ei makseta vaihtoon lähtevälle henkilölle (apurahasopimuksen vaihtoehto 2). Tällöin korkeakoulu voi noudattaa normaaleja käytäntöjään työmatkakulujen maksamisessa. Jos apuraha sen sijaan maksetaan vaihtoon lähtijälle itselleen, on apurahan ensimmäinen osa (70–100 % kokonaisapurahasta) maksettava 30 päivän kuluessa apurahasopimuksen solmimisesta ja viimeistään vaihdon alkaessa. Apurahan mahdollinen loppu-osa maksetaan 45 päivän kuluessa vaihtoraportin jättämisestä. On myös mahdollista kuitata osa kuluista apurahasta ja maksaa osa apurahasta liikkujalle itselleen. Liikkujalle maksettavan apurahan osuuden osalta noudatetaan samoja määräaikoja kuin, jos koko apuraha maksettaisiin liikkujalle.
Apurahasta vähennettävät monimuotoiselle intensiivikurssille osallistuvan kulut
Opiskelijan osallistuessa monimuotoiselle intensiivikurssille korkeakoulut voivat järjestää tiettyjä palveluja osallistujien puolesta ja lähettävä korkeakoulu voi kuitata apurahasta näistä aiheutuvia kuluja, jotka korkeakoulu maksaa liikkujan puolesta.
Tällaisten kulujen tulee liittyä suoraan kyseiseen liikkuvuusjaksoon ja niiden tulee olla dokumentoituja ja todennettavissa korkeakoulun kirjanpidossa. Näitä voivat olla esi-merkiksi ryhmämajoitus- tai matkakulut. Lisäksi liikkujan apurahasopimuksessa tulee olla yksilöitynä apurahan määräytymis- ja maksuperusteet ja selvitettynä, mitkä kulut on vähennetty apurahasta ennen sen maksamista opiskelijalle.
Huom! Osallistumisesta tai intensiivikurssin järjestelyistä ei voi osallistujilta periä maksuja (pl. vapaaehtoinen vapaa-ajan ohjelma). Yhteisten korkeakoulujen järjestämien matka- ja majoituspalvelujen käyttäminen on opiskelijoille vapaaehtoista, eli opiskelijan tulee halutessaan voida järjestää vastaavat palvelut itsenäisesti.